Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৮ (নিজে নিজেই IF Function তৈরি করুন)

প্রথমেই গত পর্বের কিছু অংশ একটু আবারো আপনাদের মনে করিয়ে দিতে চাই, তাই নিচে উল্লেখ করলাম
নম্বর এর অর্থ প্রাপ্ত নম্বর এর উপর Click।
=IF দিতে ভুলবেন না।
( ) ব্রাকেট অবশ্যই দিতে হবে।
আপনাদের জন্য যে প্রাকটিসটি করতে দিয়েছিলাম, সেটা কি সবাই করতে পেরেছেন, যারা পারেননি তারা একনজর দেখে নিন। গত পর্বের দেয়া প্রাকটিসটি হল:


যাদের কাছে ১০০টাকার উপর আছে তারা একটি করে সবুজ বল পাবে, আর যাদের কাছে নেই তারা একটি করে লাল বল।
আপনাদের কিছু হিন্ট দিয়েছিলাম এবং যেগুলো ব্যবহার করে সমস্যাটির সমাধান করতে বলেছিলাম। এখন দেখুন কত সহজ ভাবে এগুলো ব্যবহার করে সমাধান করা যায়।
 হিন্ট:
শর্ত লিখুন: 544 > 100 ( সবসময় প্রথমজনের জন্য দেয়া ডাটাগুলো নিয়ে সূত্র তৈরি করবেন সহজ হবে। এখানে দেখুন শর্ত ছিল 100 এর উপর টাকা থাকলে সবুজ ও নিচে থাকলে লাল বল। বোঝাই যাচ্ছে 100 ছোট তাই 100কে খোঁচা দিন অথবা 544 greater than 100 লিখুন)
সত্য হলে কি হবে লিখুন: Green Ball ( রহিমের টাকা যদি 100 এর বেশি হয় তাহলে কি হবে)
মিথ্যা হলে কি হবে লিখুন: Red Ball ( রহিমের টাকা যদি 100 এর কম হয় তাহলে কি হবে)

এবার এই তিন অংশ একত্রে লিখুন আর দেখুন সূত্র তৈরি হয়ে গিয়েছে:
=IF(544এর উপর Click > 100, “Green Ball”, “Red Ball”)
এখানে আপনার 544 এর উপর ক্লিক না করে Direct Cell Address ও লিখতে পারেন। নিচে দেখুন Step by Step সমাধান করে দেয়া হয়েছে।

উপরের ছবির মত সূত্র লিখে Enter চাপুন। নিচের ছবি দিকে লক্ষ করুন। দেখুন Rahim যে সবুজ বল পাবে তা চলে আসছে।

এখন আমাদের আগের মত করে Fill Handle টি নিচের দিকে Drag করতে হবে। উল্লেখ্য অবশ্যই Green Ball ঘরে Click করে নিবেন।

নিচের ছবিতে দেখুন সবার রেজাল্ট চলে এসেছে।

ছবিতে মার্ক করা সবুজ অংশে লক্ষ করুন। যাদের কাছে 99 ও 100 টাকা আছে তারা কিন্তু লাল বল পেয়েছে। এখানে 99 তো অবশ্যই 100 এর কম তাই লাল বল পেয়েছে। আবার যার কাছে 100টাকা আছে সেও লাল বল পেয়েছে কারন এখানে বলা হয়েছে 100টাকার উপরে থাকলেই একমাত্র সবুজ বল পাবে। আবার 101 তো নিঃসন্দেহে 100 এর চেয়ে বড়।
 কিন্তু শর্তে যদি বলা থাকতো যে, যাদের কাছে ১০০টাকা বা তার উপরে আছে তারা একটি করে সবুজ বল পাবে, আর অন্যরা একটি করে লাল বল পাবে। তাহলে কি করতেন বা সেক্ষেত্রে সূত্রটি কি হতো:
=IF(544এর উপর Click > =100, “Green Ball”, “Red Ball”)
 দেখুন আগের সূত্রের সব ঠিক আছে শুধুমাত্র Greater than Sign এর পর Equal to Sign বসেছে। ছবি লক্ষ করুন:




এরকম সহজভাবেই আপনারা Excel এ IF Function ব্যবহার করে ছোট ছোট সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, এই ছোট ছোট IF যোগ করলেই অনেক বড় বড় Function হয়ে যায়, যাহা ব্যবহার অনেক জটিল জটিল সমস্যার সমাধান করা যায়।
আর হ্যা নিজে নিজে এরকম ছোট ছোট সমস্যা তৈরি করে প্রচুর পরিমানে প্রাকটিস করুন তাহলেই দেখবেন এর চেয়ে সহজ আর কিছু নেই। ধন্যবাদ সবাইকে, বুঝতে সমস্যা হলে আমাকে জানাবেন।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৯ (Conditional Formatting)

আশা করি আপনারা অনেক প্রাকটিস করেছেন। আজ আমরা Conditional Formatting দেখব। এর মাধ্যমে বিভিন্ন সেলে সূত্র প্রয়োগ করার পাশাপাশি ঐ সেলের টেক্সট এর রঙ পরিবর্তন করা, সেলের ব্যাকগ্রাউন্ড কালার বা আরো অনেক কিছু পরিবর্তন করা যায়। Conditional Formatting এর মাধ্যমে আপনার তৈরি করা কাজকে আরো বেশি আকর্ষণীয় ও সহজভাবে উপস্থাপন করতে পারেন। একটা উদাহরণ দিলেই সব কিছু পরিষ্কার হয়ে যাবে।
নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন।

আমরা কিন্তু আগেও এমন টেবিল তৈরি করে Result তৈরি করেছি। সেখানে শুধুমাত্র Pass ও Fail দেখাতো। এখন আমরা যে টেবিলটা তৈরি করবো সেখানে Pass ও Fail দেখাবে এবং কেউ যদি Fail করে তাহলে Fail লেখাটা Red Color এ দেখাবে। প্রথমেই উপরে দেখানো টেবিলটা প্রস্তুত করুন। তারপর শর্ত হিসেবে দিন, যদি কেউ ৪০অথবা তার উপরে মার্ক পায় তাহলে Pass করবে আর না হলে Fail করবে। নিচের ছবি দেখুন।

সূত্র লেখা শেষ হয়ে গেলে Enter press করুন ঐ ঘরে Pass লেখা আসবে। এখন চিত্রে দেখানে স্থানে যান Conditional Formatting তারপর New Rule।

New Rule এ ক্লিক করলে নিচের মত ছবি আসবে। এখন নিচের ছবির মার্ক করা অংশগুলো লক্ষ করুন।
প্রথমে Format only cells that contains Select করুন। এর অর্থ হল শুধুমাত্র সেই সব সেল formatting হবে যে সব ঘরে নির্দিষ্ট কিছু থাকবে যেমন সেটা Number, Text ইত্যাদি হতে পারে।
তারপর Format only cell with থেকে Specific Text select করুন, containing select করুন এবং পাশের ঘরে FAIL কথাটি লিখুন। তাহলে দেখুন এই কথাগুলো জোড়া লাগালে হয়, শুধুমাত্র সেই সব সেল Formatting হবে যে সব ঘরে FAIL কথাটি পাওয়া যাবে। অর্থাৎ FAIL ছাড়া অন্য কিছু থাকলে ঐ সেলের কোন কিছু change হবে না। এখন formatting করার জন্য Format বাটনে ক্লিক করুন।

নিচের মত window আসবে, এখান থেকে Text এর কালার লাল করে দিই এবং OK করি

তাহলে নিচের ছবির মত আসবে তারপর Fill Handle ধরে নিচের দিকে Drag করি।

Drag করার পর ছেড়ে দিলে নিচের ছবির মত দেখা যাবে। অর্থাৎ PASS লেখাগুলো normally আসতেছে বাকি FAIL লেখাগুলো ঠিকঠাক আসছে।

এভাবে এসব সেলে আরো অন্যান্য ধরনের কন্ডিশনও দেয়া সম্ভব।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১০ (Important Tips)

প্রায়ই দেখা যায়, এক্সেল এ কোন বড় ডকুমেন্ট হলে সেটার সম্পূর্ণ অংশ একবারে দেখা যায় না। তাই নিচে বা ডানে Scroll করতে হয় কিন্তু এক্ষেত্রে সমস্যা নিচে বা ডানে Scroll করলে বিভিন্ন ফিল্ডের টাইটেল ও Scroll হয়ে যায় ফলে বোঝা যায় না ঐ রো বা কলামে কোন টাইটেল বা হেডিং এর ডাটা শো করছে, ফলে confusion এর সৃষ্টি হয়। এই ঝামেলা থেকে মুক্তি পাওয়ার জন্য আপনারা ইচ্ছা করলে হেডিংটা Freeze করে নিতে পারেন, এজন্য কি করতে হবে তা নিচে দেখানো হলো।
প্রথমেই নিচের মত কিছু ডাটা প্রস্তুত করুন:

এটা যখন ১০০% জুমে দেখা যাবে তখন সব ডাটা একসাথে দেখা যাবে না হয়ত ১০-১১ জনের ডাটা একবারে দেখা যাবে বাকি গুলো দেখা যাবে না।

আবার বাকীগুলো দেখার জন্য নিচে scroll করলে দেখুন Rollno, Name, Obtained Marks হারিয়ে গিয়েছে।

সবসময় হেডিং দেখার জন্য ছবিতে দেখানো স্থানে যান এবং Freeze top row select করুন

আপনারা ইচ্ছা করলে অনেকগুলো রো কলাম একসাথে Freeze করতে পারেন। এজন্য কার্সর নির্দিষ্ট স্থানে রেখে Freeze Panes এ ক্লিক করুন (এটা আপনারা নিজেরা বের করুন)
দেখুন নিচের ছবি এখন নিচের অংশের ডাটা দেখা যাচ্ছে আবার একই সাথে কলাম হেডিং ও দেখা যাচ্ছে

আপনি যদি Excel Sheet এ খোপ দেখতে না চান তাহলে Gridlines uncheck করে এটা off করতে পারেন।

আবার ইচ্ছাকরলে A,B,C লেখা কলাম এর নাম বা 1,2,3 লেখা রো এর নাম্বারিং তুলে দিতে পারেন এখানে ক্লিক করে

চলবে…

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১১ (IF ফাংশন এর Advance ব্যবহার)

আগে আমরা IF ব্যবহার করে নরমাল সমস্যার সমাধান করেছি। আজ আমরা দেখবো সমস্যা যদি আর একটু জটিল হয় তাহলে কিভাবে সমস্যার সমাধান করবো।
আজ আমরা একটি স্কুলের রেজাল্ট শীট তৈরি করবো, তবে সাবজেক্ট থাকবে ১টা এবং শর্তও একটু কম থাকবে। শর্তগুলো নিম্নরূপ: যদি কেউ ৮০ থেকে ১০০ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে A grade পাবে, যদি কেউ ৬০ – ৭৯ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে B grade, আবার যদি কেউ ৪০ – ৫৯ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে C grade আর ৪০ এর নিচে পেলে সে F grade পাবে।

এখানে আমরা প্রথমে শর্ত গুলো ভাগ করে নিবো প্রথমে:
১ম শর্ত: ৮০ – ১০০ পেলে A Grade
২য় শর্ত: ৬০ – ৭৯ পেলে B Grade
৩য় শর্ত: ৪০ – ৫৯ পেলে C Grade আর না পেলে F grade

প্রতিটা শর্ত এর জন্য আমরা আগের নিয়মে আলাদা আলাদা করে IF Function তৈরি করবো তারপর সেগুলো জোড়া লাগিয়ে দেবো। তাহলে ১ম শর্ত এর জন্য সূত্রটি হবে:

=IF(Marks>=80, “A”

- এখানে আমরা সূত্রটি complete করবো না কারণ দেখুন শর্ত যদি মিথ্যা হয় তাহলে B, C অথবা F grade পেতে পারে, তাই দেখুন আমরা ঠিক শর্তে যতটুকু লিখেছি ঠিক ততটুকুই সূত্রেও লিখেছি।
তাহলে ২য় শর্তে জন্য আমরা লিখবো: =IF(Marks>=60. “B”
৩য় শর্তে দেখুন আমাদের শর্ত সত্য হলে কি হবে বা মিথ্যা হলে কি হবে তা দেয়া তাই আমরা এর পূর্ণরূপ লিখবো তাহলে Function টি হবে

=IF(Marks>=40, “C”, “F”)

এখন এই সূত্র গুলো জোড়া লাগালেই আমাদের কাঙ্খিত সূত্র বা Function টি আমরা পেয়ে যাব, যার মাধ্যমে আমরা প্রথম অংশের সমস্যার সমাধান করতে পারবো। এখন দেখে নিই সূত্রগুলো জোড়া লাগালে কেমন হয়, =IF(Marks>=80, “A”, IF(Marks>=60. “B”, IF(Marks>=40, “C”, “F”))) এটাই আমাদের কাঙ্খিত সূত্র। এখন লক্ষ করুন আমরা শেষে ৩টি ব্রাকেট ব্যবহার করেছি, কেন বলতে পারেন হ্যা ঠিক ধরেছেন আমরা ১ম ও ২য় শর্ত লেখার সময় দেখুন ব্রাকেট শেষ করিনি। মনে রাখবেন সবসময় ব্রাকেট শুরু করলে শেষও করতে হবে। আর একটা সহজ উপায় আছে সূত্রে যে কয়টা IF আছে শেষে ততগুলো ব্রাকেট দিবেন।
বিঃদ্রঃ: আপনারা লক্ষ করলে দেখবেন এখানে ১ম শর্ত সত্য হলে A grade হবে আর মিথ্যা হলে ২য় শর্ত চেক করা শুরু করবে আর এটা যদি সত্য হয় তাহলে B grade আর মিথ্যা হলে ৩য় শর্ত চেক করবে সত্য হলে C grade আর মিথ্যা হলে F grade।
এখন মনে করুন কেউ ৩৫ পেয়েছে Excel এ মার্ক এর ঘরে Entry করে এই সূত্র বসালে Excel কি করবে জানেন: এক্সেল প্রথমে দেখবে ৩৫>=৮০ সত্য কিনা, যেহেতু মিথ্যা তাই সে আবার দেখবে ৩৫>=৬০, যেহেতু এটাও মিথ্যা তাই আবার সে ৩য় শর্তে যাবে তারপর দেখবে ৩৫>=৪০ এটাও মিথ্য তাই সে মিথ্যা অংশে যা আছে অর্থাৎ F grade দেখাত। এবার বলুন কেউ ৫৫ পেলে এক্সেল কিভাবে চেক করবে?
নিচে দেখুন এই সূত্র ব্যবহার করে একটা উদাহরণ করে দেয়া হয়েছে।


এখানে লক্ষ করুন সূত্র লেখার সময় আমরা কিন্তু যে সমস্ত স্থানে Marks লেখা ছিল সেই সমস্ত স্থানে ৬৫ এর উপর ক্লিক করেছি। আপনাদের মনে আছে তো সবসময় প্রথমজনের ডাটা নিয়ে কাজ করবেন, তারপর Fill Handle ব্যবহার করে সবার রেজাল্ট বের করবেন।


আজ এ পর্যন্ত ভাল থাকবেন। চলবে ….

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১২ (IF function এর সাথে AND ও OR এর ব্যবহার )

আজ আমরা একটু জটিল ফাংশন নিয়ে আলোচনা করবো। এজন্য আগের টিউটোরিয়াল ভাল করে বোঝা আবশ্যক, আগের টিউটোরিয়াল বুঝে না থাকলে সেগুলো আরো একবার অনুশীলন করে নিন। আজ আমরা যে শর্ত বা লজিক নিয়ে কাজ করবো সেটা সম্পর্কে বোঝার জন্য প্রথমেই আমরা একটি উদাহরণ তৈরি করে নিব। তবে আমাদের আজকের উদাহরণও আমরা রেজাল্ট সম্পর্কিত উদাহরণ দিব, কারণ আমরা সবাই প্রায়ই পরীক্ষার নিয়মের সাথে পরিচিত। তবে পরবর্তীতে আমরা বাস্তবভিত্তিক অন্য উদাহরণ দেয়ার চেষ্টা করবো।

Example:
মনে করি আমাদের এমন একটি রেজাল্ট প্রস্তুত করতে হবে, যেখানে শুধুমাত্র Studentরা পাস করছে, নাকি ফেল করছে এটা বের করতে পারলেই হবে। এজন্য আমাদের নিচের শর্তগুলো মেনে পাস ও ফেল বের করতে হবে।
১ম শর্ত: কোন ছাত্র/ছাত্রী ৪০ বা তার উপরে মার্কস পেলেই পাস করবে তবে তাকে আলাদা আলাদা ভাবে প্রতি বিষয়ে পাস করতে হবে। যে কোন এক বিষয়ে ফেল করলেই তাকে ফেল বলে গণ্য করা হবে।
২য় শর্ত: কোন ছাত্র/ছাত্রী ৪০ বা তার উপরে মার্কস পেলেই পাস করবে এবং যে কোন এক সাবজেক্টে পাস করলেই তাকে পাস বলে গণ্য করা হবে শুধুমাত্র তিন বিষয়ে একত্রে ফেল করলেই সে অকৃতকার্য বলে ধার্য করা হবে।
আশা করি উপরের শর্তগুলো বুঝতে কোন সমস্যা হয়নি, দেখা যায় ১ম শর্ত ফলো করে আমাদের রেজাল্ট গুলো তৈরি করা হয়। আর ২য় শর্ত কিছু অংশ অনার্স/ডিগ্রী এর রেজাল্টে ফলো করা হয়।
যদি এই ধরনের শর্ত থাকে অর্থাৎ আলাদা আলাদা ভাবে প্রতি বিষয়ে পাস বা ফেল এগুলো বিবেচনা করতে হবে তবে এসব ক্ষেত্রে আমাদের এক্সেল এ সূত্র তৈরি করার সময় AND বা OR function ব্যবহার করতে। AND Function দ্বারা বোঝায় সবগুলো শর্ত বা লজিক সঠিক হলেই শুধুমাত্র AND Function টি সত্য বলে গণ্য করা হবে। যেমন:
True True True = True
True True False = False
True False False = False
False False False = False
আর অপরদিকে OR Function দ্বারা বোঝায় যে কোন একটি লজিক/ঘটনা সত্য হলেই, OR Function টি সত্য হবে। যেমন:
True True True = True
True True False = True
True False False = True
False False False = False
উদাহরণ হিসেবে আরো বলা যায়, তুমি এবং আমি একসাথে যাব। তুমি না গেলে আমি যাব না। (AND function)
তুমি অথবা আমি যাব। অর্থাৎ যে কোন একজন গেলেই চলবে। (OR function)
আশা করি, আপনাদের AND এবং OR ফাংশন সম্পর্কে মোটামুটি বুঝতে পেরেছেন। কোন কিছু বুঝতে না পারলে একের অধিক বার সেটা পড়ুন আশা করি বুঝতে পারবেন।
চলুন এবার আমরা আমাদের প্রধান সমস্যাটার সমাধান করার চেষ্টা করি:
Excel এ And function লেখার নিয়ম AND(শর্ত১, শর্ত২, শর্ত৩….)
Excel এ Or function লেখার নিয়ম Or(শর্ত১, শর্ত২, শর্ত৩….)
AND Function এর সমাধান:
প্রতি বিষয়ে আলাদা আলাদা ৪০ বা তার উপরে পেতে হবে অর্থাৎ বাংলা, ইংলিশ এবং অংকে ৪০ বা উপরে পেতে হবে।
শর্ত ১: শাওনের বাংলার নম্বর >= ৪০
শর্ত ২: শাওনের ইংরাজির নম্বর >= ৪০
শর্ত ৩: শাওনের অংকের নম্বর >= ৪০
মনে আছে তো সবসময় প্রথমজনের ডাটা নিয়ে কাজ করতে হবে। তারপর Fill Handle ব্যবহার করতে হবে। এবার শর্তগুলোকে Cell Address দ্বারা পরিবর্তন করলে দাড়ায়
শর্ত ১: B3>=40
শর্ত ২: C3>=40
শর্ত ৩: D3>=40
এবার এই শর্তগুলোকে AND Function এর ভিতরে বসিয়ে দিলে এমন হবে
AND(B3>=40,C3>=40,D3>=40) -দেখলেনতো কত সোজা And function তৈরি করা। এবার আমাদের And function ও If function একসাথে সমন্বয় করতে হবে। এজন্য আমরা এবার IF এর শর্ত লিখে নেব বাংলায় তারপর সেটিকে English এ কনভার্ট করে নিব।
যদি সবগুলি বিষয়ে পাস করে, তাহলে পাস, নাহলে ফেল
=IF(AND(B3>=40,C3>=40,D3>=40),”PROMOTED”, “NOT promoted”)
এখানে একটু লক্ষ করুন, সবগুলি বিষয়ে পাস এর বদলে আমি AND Function টি পুরোটা কপি করে দিয়েছে। ভালভাবে দেখলেই বুঝবেন And function দিয়েই কিন্তু আমরা সবগুলি বিষয়ে পাস করতে হবে সেটা Check করে নিয়েছে, তাই এখানে আমরা And function টি ব্যবহার করেছি।
OR Function এর সমাধান:
যে কোন একটি বিষয়ে ৪০ বা উপরে পেলে পাস অর্থাৎ বাংলা, ইংলিশ বা অংকে যে কোন এক বিষয়ে পাস করলেই পাস। আর যদি কেউ কোন একটি বিষয়ে পাস করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে সে অকৃতকার্য বলে গণ্য হবে। এখানেও প্রায় আগের মত সিস্টেম, তবে এখানে And এর বদলে Or ব্যবহার করা হবে।
শর্ত ১: B3>=40
শর্ত ২: C3>=40
শর্ত ৩: D3>=40
এবার এই শর্তগুলোকে OR Function এর ভিতরে বসিয়ে দিলে এমন হবে
OR(B3>=40,C3>=40,D3>=40) -এভাবেই সহজে OR function তৈরি করা যায়। এবার আমাদের OR function ও If function একসাথে সমন্বয় করতে হবে। এজন্য আমরা এবার IF এর শর্ত লিখে নেব বাংলায় তারপর সেটিকে English এ কনভার্ট করে নিব।
যদি কেউ একবিষয়েও পাস করে তাহলে পাস, না হলে ফেল
=IF(OR(B3>=40,C3>=40,D3>=40),”PROMOTED”, “NOT promoted”)
এখানেও কিন্তু আগের মত এক বিষয়ে পাসের বদলে পুরো OR function কপি করে দেয়া হয়েছে। কারণটা নিশ্চয়ই আপনারা বুঝতে পেরেছেন। এভাবেই আপনার AND ও OR ফাংশন ব্যবহার করে If ফাংশন এর সাথে সমন্বয় করে অনেক জটিল কাজও খুব সহজেই খুবই অল্প সময়ের মধ্যে শেষ করতে পারবেন।
এবার চলুন Excel এ একটি উদাহরণ দেখে নিই ছবি সহ:
প্রথমেই এরকম একটি Excel Sheet তৈরি করে নিই:


তারপর নিচের মত যোগ করে নিই

ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করি


এবার রাইট ক্লিক করে Copy করে নিই

এবার Paste special এ ক্লিক করি তারপর যে উইন্ডো আসবে সেখান থেকে Formula Radio button টিতে ক্লিক করে Ok করি।






এবার OR Function এর জন্য লিখুন:



নিচের ছবিতে দেখুন আমি Kevin এর মার্ক চেঞ্জ করে দিয়েছে। অর্থাৎ Kevin কে ৩ বিষয়ে ফেল করার মত মার্ক দিয়ে দিয়েছে। ফলে Kevin এর রেজাল্ট Not Promoted শো করছে।

ভাল থাকুন, আজ এ পর্যন্ত, চলবে…

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১৩ (IF function ও Grade Sheet তৈরির মেগা পোস্ট)

গত পর্বে And ও Or function নিয়ে আলোচনা করেছিলাম, আশা করি আপনাদের বুঝতে কোন সমস্যা হয়নি। আজ আমি Excel এর IF, AND, OR এই ফাংশন গুলো নিয়ে একত্রে আলোচনা করবো এবং একই সাথে কিভাবে আপনারা Grade Sheet তৈরি করতে পারেন এ সম্পর্কে আলোচনা করবো।

আজ আমরা যে বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনা করবো:

• কিভাবে আপনারা প্রাপ্ত মার্ক কে Grade এ কনভার্ট করবেন?
• কিভাবে আপনারা Grade Point কে Grade এ রূপান্তরিত করবেন?
• কিভাবে Grade Point থেকে Grade Sheet তৈরি করবেন?

আশা করি আপনারা উপরের বিষয়গুলোর সমাধান যদি ভালভাবে বুঝতে পারেন, তাহলে আপনার যে কোন প্রকার গ্রেডশীট বা রেজাল্ট শীট খুব সহজেই প্রস্তুত করতে পারবেন।

আমরা নিচে প্রস্তুত করা শীটের তথ্যগুলো নিয়ে কাজ করবো:

দেখুন প্রথমে Grade point ভাগ করার জন্য টেবিল দেয়া আছে এবং তার নীচে ১০জনের ডাটা দেয়া আছে। আমি অবশ্য এখানে 4subject বা Optional বিষয়টি Add করিনি। তবে আপনারা কেউ যদি এটা নিয়ে জানতে চান তাহলে পরবর্তীতে কিভাবে তা করতে আমি দেখিয়ে দিবো।

উপরের ছবির দিকে লক্ষ করুন প্রথম ছবিতে দেখানো ডাটাগুলো শুধুমাত্র মার্কগুলো বাদ দিয়ে বাকীঅংশ আমি কপি করে নিচে রেখেছি। এখন কিভাবে আপনারা মার্কস থেকে Grade Point এ আসতে পারেন সেটা দেখাবো। উপরের মত Bangla এর ঘর নিচের সেলটি সিলেক্ট করুন। তারপর নিচের ছবির মত ঐ ঘরে সূত্রটি Entry করেন এবং এন্টার প্রেস করেন।

আপনাদের সাথে যেহেতু আগেও সূত্র নিয়ে বিশদ ভাবে আলোচনা করেছি তাই এখানে খুবই shortly শুধুমাত্র শর্তগুলো নিয়ে আলোচনা করছি। আপনারা অনেকেই হয়ত সূত্র দেখেই শর্ত গুলো বুঝতে পারছেন তারপরেও বলছি, এখানে পর্যায়ক্রমে শর্তগুলো হলো, যদি কেউ 80-100 এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে ’5′ পয়েন্ট, যদি কেউ 70-79 এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে ’4′ পয়েন্ট, যদি কেউ 60-69 এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে ’3.5′ পয়েন্ট, যদি কেউ 50-59 এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে ’3′ পয়েন্ট, যদি কেউ 40-49 এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে ’2.75′ পয়েন্ট পাবে আর অন্যথায় 0 পয়েন্ট পাবে। এবার এই শর্তগুলো আপনারা ছোট ছোট করে ভাগ করে নিন, তারপর জোড়া লাগিয়ে দিন দেখুন হয়ে যাবে। লক্ষ করুন এখানে কিন্তু শেষে ৫টা ব্র্যাকেট দেয়া হয়েছে, কারণ এখানে ৫টা IF আছে। এখানে আরো একটা ব্যাপার আগে কিন্তু আমরা IF ব্যবহার করে যখন Pass, Fail বের করছি তখন কিন্তু আমরা ” ” Inverted Comma ব্যবহার করেছি। এখানে কিন্তু আমরা করিনি কারণ হল, এগুলো সবই Number, আর Number এর সাথে Inverted comma ব্যবহার করতে হয়না। যদি করা হয় তাহলে এটি String এ রূপান্তরিত হয়ে যাবে। এবার নিচের ছবির মত Fill handle ধরে ডান দিকে Drag করুন।

তারপর আবারো Fill Handle নিচের দিকে Drag করুন।

তাহলেই নিচের ছবির মত সমস্ত নাম্বার গ্রেড পয়েন্ট এ কনভার্ট হয়ে যাবে।

এবার নিচের ছবির মত CGPA ও GRADE নামক দুটি ঘর Create করুন এখানেই আমরা আমাদের কাঙ্খিত রেজাল্টটি ক্যালকুলেট করবো।

উপরের ছবির সূত্রটা ভাল ভাবে লক্ষ করুন এবং বোঝার চেষ্টা করুন। এখানে প্রথমে AND ব্যবহার করে দেখা হয়েছে যে ঐ স্টুডেন্ট সব বিষয়ে পাস করেছে কিনা? যদি পাস করে তাহলে তার CGPA ক্যালকুলেট করবে Otherwise 0 দেখাবে, কারণ যদি কেউ সব বিষয়ে পাস না করে তাহলে তার CGPA ক্যালকুলেট করে কোন লাভ নেই। আমাদের এখানে যেহেতু ৪০ এর উপরে পাস অর্থাৎ ২.৭৫ এর নিচে পেলেই ফেল,তাই আমরা প্রথমে চেক করে নিয়েছি যে স্টুডেন্ট সব বিষয়ে ২.৭৫ এর উপরে নম্বর পেয়েছে কিনা? যদি পায় তাহলেই আমরা তার Grade Point এর Average করবো অন্যথায় Average করবো না। সূত্রে দেখুন, প্রথমে চেক হয়েছে সব বিষয়ে ২.৭৫ এর উপরে আছে কিনা, যদি থাকে তাহলে Average করবে অন্যথায় 0 দেখাবে। এখানে দেখুন AVERAGE করার জন্য আমি AVERAGE এর সূত্র ব্যবহার করেছি ইচ্ছা করলে আপনারা (bangla+english+math+physics+chemistry)/5 এভাবেও লিখতে পারেন। তারপর সূত্র লেখা হয়ে গেলে Enter প্রেস করুন। নিচের ছবির মত আসবে Fill Handle use করুন।

নিচের মত আসবে

পরের পর্ব দেখুন