আজ অনেকদিন পর Excel নিয়ে লিখতে বসলাম। মাঝে কিছুদিন অন্য ব্যস্ততা
থাকায় এদিকে আর সময় দিতে পারিনি। অনেক সময়ই আমাদের বিভিন্ন ফাইল থেকে একই
ধরনের ডাটাগুলো খুঁজে বের করার দরকার হয়। আর আপনি যদি এই কাজ ম্যানুয়ালী
করেন তাহলে এটি অনেক বেশি সময়সাপেক্ষ। তাই আজ আমরা দেখবো কিভাবে আমরা এই
কাজটি এক্সেল এর মাধ্যমে শুধুমাত্র একটি সূত্র ইনপুট করে এক ক্লিকেই
ডুপ্লিকেট ডাটা খুজে বের করতে পারি। চলুন আর কথা বলে সময় নষ্ট না করে
আমাদের মূল কাজ অর্থাৎ কিভাবে আমরা Excel ব্যবহার করে Duplicate Data খুঁজে
বের করতে পারি তা দেখে নিই।
প্রথমেই আপনারা যে ডাটাগুলোর ভিতর থেকে ডুপ্লিকেট বের করতে চান সেই ডাটাগুলো এক্সেলে ইনপুট করুন বা আমার মত একটি ফাইল তৈরি করে নিতে পারেন বা আপনাদের আগে থেকে তৈরি করা কোন ফাইল থাকলেও open করতে পারেন। নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন:
তারপর কাঙ্খিত রেঞ্জ বা যে ডাটাগুলো compare করতে চান সেই ডাটাগুলো সিলেক্ট করুন।
এবার আপনারা যদি Microsoft Excel 2007 ব্যবহার করে থাকেন তাহলে Home Menu এর আন্ডারে Conditional Formatting লেখা পাবেন এখান থেকে New Rule এ ক্লিক করতে হবে। আর Excel এর অন্য Version হলে আপনারা এটি হয়তো Data menu এর ভিতরে পেতে পারেন।
ক্লিক করা হয়ে গেলে আপনারা নিচের মত একটি উইন্ডো পাবেন। নিচের ছবিতে দেখানো অপশনটি সিলেক্ট করুন
সিলেক্ট করার পর নিচের ছবিতে দেখানো স্থানে Formula লিখতে হবে।
Formula টি হল: =COUNTIF(A:A,A1)>1
সূত্রের ব্যাখ্যা: Count If এর বাংলা অর্থ গণনা করবে যদি প্রথম বন্ধনীর ভিতরে যা লেখা আছে তার মান ১ এর থেকে বেশি হয়। সাধারণত =COUNTIF(A:A,A1) এই ফাংশনটি দ্বারা একই লেখা বা নাম্বার কত বার আছে তা গণনা করা হয়। কিন্তু আমরা এর পাশে >1 এইটুকু জোড়া দিয়ে চেক করে নিচ্ছি এই সংখ্যাটি একের অধিক বার আছে কিনা? যদি একের অধিক বার থাকে তাহলেই শুধুমাত্র গণনা করবে।
এই সূত্রটির মেইন রূপ হল: =COUNTIF(RANGE,CRITERIA)
অর্থাৎ দেখুন প্রথমে আমাদের Range দিতে হবে, তারপর শর্ত দিতে হবে। এজন্যই আমরা প্রথমে লিখেছি A:A যার অর্থ হল A কলাম এর সমস্ত ডাটা আর তারপর, A1 লিখেছি যার অর্থ হল A কলাম এর সমস্ত ডাটা এর সাথে A1 Cell এর ডাটাকে তুলনা করবে। আপনাদের যদি নির্দিষ্ট রেঞ্জের ভিতর ডাটা Compare করতে হয় সেক্ষেত্রে আপনারা A1:C10 লিখতে পারেন যার অর্থ A1 cell থেকে C10 cell এর ভিতর যত ডাটা আছে সেগুলো। আশা করি, সূত্র কি কারণে লিখলাম তা কিছুটা হলেও বুঝতে পেরেছেন।
এবার আমাদের নিচের ছবিতে দেখানো Format লেখা স্থানে ক্লিক করুন
এবার নতুন একটি উইন্ডো আসবে এখান থেকে Fill লেখার উপর ক্লিক করুন, তারপর কালার সিলেক্ট করুন ও সবশেষে Ok করুন। ইচ্ছা করলে আপনারা অবশ্য Font ও Border Tab ব্যবহার করে আরো কিছু পরিবর্তন করতে পারেন।
আবারো Ok করুন
এবার নিচের মত দেখতে পাবেন, দেখুন এখানে ডুপ্লিকেট ডাটাগুলো সব Yellow Background এ দেখা যাচ্ছে
এভাবেই আপনারা Text এর Duplicate ডাটাও বাহির করতে পারেন আর সূত্র কিন্তু একই। চলুন নিচের দুটি ছবি দেখে নিই।
ভাল থাকবেন। কষ্ট পড়ার জন্য সবাইকে ধন্যবাদ।
প্রথমেই আপনারা যে ডাটাগুলোর ভিতর থেকে ডুপ্লিকেট বের করতে চান সেই ডাটাগুলো এক্সেলে ইনপুট করুন বা আমার মত একটি ফাইল তৈরি করে নিতে পারেন বা আপনাদের আগে থেকে তৈরি করা কোন ফাইল থাকলেও open করতে পারেন। নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন:
তারপর কাঙ্খিত রেঞ্জ বা যে ডাটাগুলো compare করতে চান সেই ডাটাগুলো সিলেক্ট করুন।
এবার আপনারা যদি Microsoft Excel 2007 ব্যবহার করে থাকেন তাহলে Home Menu এর আন্ডারে Conditional Formatting লেখা পাবেন এখান থেকে New Rule এ ক্লিক করতে হবে। আর Excel এর অন্য Version হলে আপনারা এটি হয়তো Data menu এর ভিতরে পেতে পারেন।
ক্লিক করা হয়ে গেলে আপনারা নিচের মত একটি উইন্ডো পাবেন। নিচের ছবিতে দেখানো অপশনটি সিলেক্ট করুন
সিলেক্ট করার পর নিচের ছবিতে দেখানো স্থানে Formula লিখতে হবে।
Formula টি হল: =COUNTIF(A:A,A1)>1
সূত্রের ব্যাখ্যা: Count If এর বাংলা অর্থ গণনা করবে যদি প্রথম বন্ধনীর ভিতরে যা লেখা আছে তার মান ১ এর থেকে বেশি হয়। সাধারণত =COUNTIF(A:A,A1) এই ফাংশনটি দ্বারা একই লেখা বা নাম্বার কত বার আছে তা গণনা করা হয়। কিন্তু আমরা এর পাশে >1 এইটুকু জোড়া দিয়ে চেক করে নিচ্ছি এই সংখ্যাটি একের অধিক বার আছে কিনা? যদি একের অধিক বার থাকে তাহলেই শুধুমাত্র গণনা করবে।
এই সূত্রটির মেইন রূপ হল: =COUNTIF(RANGE,CRITERIA)
অর্থাৎ দেখুন প্রথমে আমাদের Range দিতে হবে, তারপর শর্ত দিতে হবে। এজন্যই আমরা প্রথমে লিখেছি A:A যার অর্থ হল A কলাম এর সমস্ত ডাটা আর তারপর, A1 লিখেছি যার অর্থ হল A কলাম এর সমস্ত ডাটা এর সাথে A1 Cell এর ডাটাকে তুলনা করবে। আপনাদের যদি নির্দিষ্ট রেঞ্জের ভিতর ডাটা Compare করতে হয় সেক্ষেত্রে আপনারা A1:C10 লিখতে পারেন যার অর্থ A1 cell থেকে C10 cell এর ভিতর যত ডাটা আছে সেগুলো। আশা করি, সূত্র কি কারণে লিখলাম তা কিছুটা হলেও বুঝতে পেরেছেন।
এবার আমাদের নিচের ছবিতে দেখানো Format লেখা স্থানে ক্লিক করুন
এবার নতুন একটি উইন্ডো আসবে এখান থেকে Fill লেখার উপর ক্লিক করুন, তারপর কালার সিলেক্ট করুন ও সবশেষে Ok করুন। ইচ্ছা করলে আপনারা অবশ্য Font ও Border Tab ব্যবহার করে আরো কিছু পরিবর্তন করতে পারেন।
আবারো Ok করুন
এবার নিচের মত দেখতে পাবেন, দেখুন এখানে ডুপ্লিকেট ডাটাগুলো সব Yellow Background এ দেখা যাচ্ছে
এভাবেই আপনারা Text এর Duplicate ডাটাও বাহির করতে পারেন আর সূত্র কিন্তু একই। চলুন নিচের দুটি ছবি দেখে নিই।
ভাল থাকবেন। কষ্ট পড়ার জন্য সবাইকে ধন্যবাদ।
No comments:
Post a Comment