Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব ২৫ – কিভাবে Subtotal করবেন পর্ব ১

আজ আমরা Excel ব্যবহার করে কিভাবে Subtotal করতে পারি তা দেখবো। এখন আপনাদের মনে হতে পারে, Subtotal কি কাজে লাগবে এমনি Total দিয়েইতো কাজ চলে যায়। আসলে Subtotal এর মাধ্যমে আমরা অনেক সময় বাচাতে পারি। আশা করি একটা উদাহরণ দেখলেই আপনারা বুঝতে পারবেন Subtotal কি বা কেন কাজে লাগে?
মনে করুন, আপনার একটি কোম্পানীতে চাকরি করেন, এখন আপনার কাছে প্রতি জেলার Sales এর তথ্য একটি Spreadsheet এ আছে। এখন আপনাকে হয়ত বলা হল, যে কোন জেলায় কত টাকা Sales হয়েছে তার একটি রিপোর্ট তৈরি করতে। আপনি কি করবেন, এই রিপোর্ট থেকে একটা একটা ডাটা কপি করে রিপোর্ট প্রস্তুত করবেন, হ্যাঁ এভাবে করলে হবে, কিন্তু অনেক সময় সাপেক্ষ ব্যাপার। এই ধরনের রিপোর্ট আপনারা subtotal এর মাধ্যমে খুব সহজেই প্রস্তুত করতে পারেন। এরকম আরো অনেক উদাহরণ আছে। আজ আমরা যে উদাহরণটি দেখবো সেটি হল আপনার কাছে Salary Sheet এর তথ্য আছে, এখন আমরা এই Salary Sheet থেকে জানতে চাচ্ছি যে, আমার কোম্পানীতে Salary বাবদ কত টাকা খরচ হয়, কোন Designation এর লোকরা কতটাকা Salary withdraw করে ইত্যাদি। এজন্য আমরা Subtotal Function ব্যবহার করবো।
প্রথমেই নিচের মত একটি Excel Sheet প্রস্তুত করি।


এখন দেখুন আমাদের এই শীটে বিভিন্ন ব্যক্তির নাম, পদবী ও বেতনের পরিমাণ দেয়া আছে। কিন্তু ভালভাবে সাজানো নেই। আর Subtotal করার আগে যে ফিল্ডের ভিত্তিতে Subtotal করবো সেই ফিল্ডটা Sorting করে নিতে হয়। Sorting করার জন্য প্রথমেই আমরা C এর উপর ক্লিক করে সম্পূর্ণ C column সিলেক্ট করে নিবো। তারপর Data মেনু এর A to Z sorting icon এ ক্লিক করবো। নিচের ছবিতে দেখুন


Sorting এ ক্লিক করলে নিচের মতো উইন্ডো আসবে Sort এ ক্লিক করুন


এখন নিচের ছবিতে দেখুন, Designation field টা কিসুন্দর ভাবে Sorting হয়ে গিয়েছে। একই পদের লোকজন পাশাপাশি অবস্থান করছে

আগামী পর্বে সমাপ্ত………