Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৬ (IF ব্যবহার করেই নিজেই Formula তৈরি করুন ইচ্ছামত)

গত পর্ব পর্যন্ত আমরা excel এর যে কাজগুলো দেখেছি, সে কাজ গুলোর অধিকাংশই প্রাথমিক লেভেলের কাজ। আজ আমরা প্রথমে একটা সহজ কাজ Data Sorting দেখবো তারপর IF ফাংশন এর কাজ দেখবো।

Sorting কি মনে আছে তো – হ্যা আমরা সবাই একাজ অনেকবার করেছি। আমরা সবাই বিভিন্ন ধরনের সংখ্যাকে বড় থেকে ছোট বা ছোট থেকে বড় এভাবে অনেক সাজিয়েছি। এক্সেলে একাজটিকে Data Sorting বলে। নাম্বার সাজাতে চাইলে আমরা উর্ধ্বক্রম বা অধঃক্রম এভাবে সাজাতে পারি, আর টেক্সট সাজাতে চাইলে A, B, C…………Z এভাবে বা Z, Y, X ………….A এভাবে সাজাতে পারি। প্রথমেই নিচের মত একটি Excel sheet প্রস্তুত করি।

আমাদের লক্ষ্য হল এই নাম্বারগুলো আমরা বড় থেকে ছোট এভাবে সাজাবো। কারণ আমরা জানতে চাচ্ছি কে First হয়েছে, কে Second হয়েছে বা কে ৩য় হয়েছে ইত্যাদি। প্রথমেই আমরা Column B সিলেক্ট করি।

তারপর নিচের ছবিতে দেখানো স্থানে যাই অর্থাৎ Data menu তে ক্লিক করি।

লক্ষ্য করলে দেখবেন এখানে AtoZ ও ZtoA এভাবে দুটা অপশন আছে Sorting এর জন্য। আমরা ZtoA সিলেক্ট করবো। কারন আমরা বড় থেকে ছোট চাচ্ছি। লক্ষ করুন নিচের ছবি।

ZtoA এটায় ক্লিক করুন। নিচের মত আসবে। Expand the selection select থাকা অবস্থায় Sort এ click করুন।

তাহলেই দেখবেন নিচের ছবির মত বেশি নাম্বার থেকে কম নাম্বার এভাবে সাজানো হয়ে গিয়েছে এক ক্লিকেই। এভাবেই আপনারা হাজার হাজার নাম্বার ও চোখের পলকে সাজিয়ে নিতে পারেন।

IF Function

IF একটি Logical ফাংশন। এটা দ্বারা সাধারণত কোন কিছু সত্য কিনা তা যাচাই করা হয়। আমরা অনেকেই আছি যারা Excel এর এই ফাংশনটিকে অনেকেই ভয় পান বা এর দ্বারা কোন করাতে হলে তা হয়ত মুখস্থ করে করেন। আসলে এটি খুবই সহজ একটি ফাংশন এবং এটাকে ভয় পাওয়ার কোন কারণ নেই। আশা করি এই পোস্ট এর পর থেকে আপনাদের এই IF ফাংশন ভীতি কেটে যাবে এবং আপনারাও নিজে নিজে Excel এ Formula তৈরি করতে পারবেন।

এটা সম্পর্কে জানার আগে আরো কিছু কথা জানতে হবে এবং এগুলো আমরা অনেক নিচের ক্লাসে শিখে আসছি। তারপরেও একবার দেখে নিন:

> এটাকে বলা হয় Greater than Sign. Example: 40 > 25, এখানে বলা হয়েছে 40 greater than 25.

< এটাকে বলা হয় Less than Sign. Example: 25<40, এখানে বলা হয়েছে 25 less than 40

দেখুন একই কথা শুধুমাত্র ঘুরিয়ে বলা হয়েছে।

>= এই Sign কে বলা হয় greater than or equal to. Example: X >= 25, এটার অর্থ হল X এর মান অবশ্যই 25 এর সমান অথবা বেশি হবে। কিন্তু X এর মান কখনোই ২৫ এর নিচে হবে না অর্থাৎ ২৪ হবেনা বা ২৪.৯৯ ও হবে না।

<= এটাকে Less than or equal to বলা হয়। যেমন উপরের উদাহরণে Sign টা পরিবর্তন করলে দাড়ায়, X <= 25 – যার অর্থ হল X মান অবশ্যই ২৫ অথবা তার থেকে ছোট যে কোন সংখ্যা হতে পারে কিন্তু এই X মান কখনোই ২৫.০০০০১ ও হবে না।

আশা করি বুঝতে কোন সমস্যা হয় নি। নিচের কয়েকটা সমস্যা সমাধান করেন তাহলে দেখবেন আর কোন সমস্যা হবে না। প্রথমটা আমি করে দিয়েছি। পরের গুলো আপনি নিজে করুন।

সত্য / মিথ্যা নির্ণয় করুন:

১২<১৩———- সত্য ( এখানে বলা হয়েছে, ১২ less than ১৩, অর্থাৎ ১২, ১৩ থেকে ছোট যা সত্য তাই উত্তরও সত্য )

১২৫<১২১———-?

৩৫৪>৫৪৭——–?

১৪২<৫৪৭———?

৩৬<৪৫————?

৪৫>৪৪————?

৪৪<৪৫————?

৭৮<৮০————?

৭৮>৮০————?

৮০>৭৮————?

৭৮>৮০————?

উপরের সমস্যা গুলোর সমাধান করেছেন তো আশা করি, কোন সমস্যা হয়নি। তবে হ্যা অনেকেই বলে যে, তাদের মনে থাকে না কোনটা Greater than, আর কোনটা Less than সাইন তাই তাদের দেখা যায় সমস্যা হয়। তো আপনারও যদি এরকম সমস্যা হয় তাহলে এটা মনে রাখার সবচেয়ে সহজ উপায় হল

যে খোঁচা খায়, সেই ছোট সংখ্যা

-এটার মানে কি এখনো বুঝতে সমস্যা হচ্ছে? ধরি ১২ > ১৩ এটা সত্য না মিথ্যা কিভাবে বলবেন, দেখুন এখানে তীর চিহ্নটি ১৩ এর দিকে মুখ করে আছে, তার মানে ১৩ খোচা খাচ্ছে। যে খোচা খায় সে ছোট, এখানে ১৩ খোঁচা খেয়েছে, তার অর্থ ১৩ ছোট, এখন আপনিই বলুন ১৩ কি ১২ এর চেয়ে ছোট? তার অর্থ দাড়াল এটা মিথ্যা।

আবার যদি বলা হয় ১২ < ১৩ তাহলে কি করবেন, এখানে দেখুন ১২ খোঁচা খেয়েছে, অর্থাৎ এখানে বলা হয়েছে ১২ ছোট, হ্যা ১২ তো ১৩ থেকে ছোট, তাই এটা সত্য হবে। এভাবেই খুব সহজে আপনার Greater than ও Less than চিহ্ন এর মধ্যেকার Confusion দূর করতে পারবেন।

আজকের মত এখানেই শেষ করছি, আশা করছি আপনারা IF Function ব্যবহার করে কিভাবে সূত্র তৈরি করতে হয়, তা শেখাতে পারবো। ধন্যবাদ সবাইকে।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৭ (নিজে নিজেই IF Function তৈরি করুন)

আগের পর্বের কথা নিশ্চয়ই সবার মনে আছে, মনে না থাকলে একবার দেখে নিন কারণ আজকের পর্ব ও গত পর্ব ওতপ্রোতভাবে জড়িত। Greater than ও Less than sign সর্ম্পকে কোন প্রকার confusion থাকা চলবে না। আসুন দেরি না করে আমরা আজকের মূল লেখায় আসি।

নিজে নিজে IF ব্যবহার করে সূত্র তৈরি:

প্রথমেই IF সূত্রের Excel এ ব্যবহারকৃত প্রধান structure টি দেখে নিই। তারপর আমরা এটার পোস্ট মর্টেম করবো। Excel Structure of IF Function:
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
বাংলা করলে এমন দাড়ায়:
=যদি(শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)
দেখেছেন বাংলা করার সাথে সাথেই সূত্রের ৮০ভাগ আমাদের কাছে পরিষ্কার হয়ে গিয়েছে। বাকিটুকু আপনারা যারা বোঝেননি তারাও খুব সহজে বুঝে যাবেন।
এখন আমরা প্রথমে বাংলায় সূত্রের ব্যাখ্যা তারপর সেটাকে English করে দিলেই Excel এর সূত্র হয়ে যাবে।
একটা শর্তের কথা ধরি, যেমন, যদি কেউ ৪০ এর উপরে পায় তাহলে সে Pass করবে আর নিচে পেলে Fail করবে। এখন এটা কিন্তু আমরা মুখে মুখে খুব সহজেই সমাধান করতে পারি, কিন্তু সমস্যা হয় তখন যখন এটাকে Excel এর সূত্রে পরিণত করতে হয়। তাই আমরা প্রথমে Excel ছাড়াই এর সমাধান করবো তারপর Excel এ সমাধান করবো। নিচে কিছু Student এর নম্বর দেয়া আছে বলুন তো এরা পাস না ফেল করেছে যদি বলতে পারেন তাহলে Excel ও আপনি করতে পারবেন।
মার্কস     রেজাল্ট
৬৫       পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৩৫       ফেল – কারণ ৪০ এর নিচে পেয়েছে
৬৮      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৭৫       পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
২৫       ফেল – কারণ ৪০ এর নিচে পেয়েছে
৫৯      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৪০       ফেল – কারণ ৪০ পেয়েছে (লক্ষ করুন শর্তে বলা আছে, পাস করতে হলে ৪০ এর উপর পেতে হবে, অর্থাৎ ৪০ পেলেও ফেল )
৮৪      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৬৯      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
কি উপরের উদাহরণ বুঝতে পেরেছেন তো? যদি বুঝে থাকেন তাহলে চলুন আমরা এবার মেইন সূত্র তৈরি করার কাজে চলে যাবো:
আবারো সূত্রের বাংলা ভার্সনটা একবার দেখে নিই:
যদি(শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)
বলতে পারেন এখানে শর্ত কি?
এখানে শর্ত হল ৪০ এর চেয়ে বেশি নম্বর পেলে পাস। অর্থাৎ প্রাপ্ত নম্বর > ৪০ হলে পাস, না হলে ফেল। নিচের ছবির মত একটি টেবিল প্রস্তুত করে যে কোন একজনের নম্বর তুলনা করি, তাহলেই সূত্র হয়ে যাবে।

চিত্রে দেখুন Rahim, এর প্রাপ্ত নম্বর 65। আর আমরা আগেই জেনেছি, প্রাপ্ত নম্বর > ৪০ হলে, পাস, না হলে ফেল। এখানে Rahim এর প্রাপ্ত নম্বর 65 তাই এই লাইনটা এমন হবে,
65 > 40 – এখানে বলা হচ্ছে 65 greater than 40, যা সত্য। আবার যদি আমরা Karim এর mark তুলনা করি তাহলে দেখবো
35 > 40 – এখানে বলা হচ্ছে 35 greater than 40, যা মিথ্যা।
এবার সূত্র লিখুন:
=যদি( 65 > 40, পাস, ফেল) এইতো সূত্র হয়ে গেলো। এটাকে English এ convert করুন।
=IF(65 > 40, “PASS”, “FAIL”)

ব্যাখ্যা: = চিহ্ন ও IF( বাধ্যতামূলক দিতেই হবে এখানে বোঝার কিছু নেই, তারপর 65 না লিখে মাউস দিয়ে 65 এর উপর ক্লিক করুন, (কারণ কিবোর্ড থেকে 65 লিখে দিলে এটা একটা Static সূত্র হয়ে যাবে, আর 65 এর উপর ক্লিক করলে Cell Address আসবে, ফলে এটা Dynamic সূত্র হবে, ফলে এটা আমরা যে কোন জায়গায় ব্যবহার করতে পারবো। মনে না থাকলে পর্ব-২ দেখতে পারেন) তারপর লিখুন, > 40, । এরপর আমাদের সূত্র লেখার নিয়মানুযায়ী লিখতে হবে শর্ত সত্য হলে কি হবে তাই আমরা লিখবো “PASS”(মনে রাখবেন যে কোন প্রকার Text লিখতে হলে ” ” Inverted Comma এর ভিতর লিখতে হবে। ইচ্ছা করলে আপনারা Pass না লিখে Promoted লিখতে পারেন। এখানে আপনি আপনার ইচ্ছামত টেক্সট দিতে পারেন এমনকি আপনার নামও দিতে পারেন।) এরপর লিখতে হবে শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে তাই আমরা লিখবো ,”FAIL”)।




এক নজরে IF সূত্র লেখা:
=IF(শর্ত, সত্য হলে কি, মিথ্যা হলে কি)
আমাদের শর্ত ছিল: ৪০ এর চেয়ে বেশি নম্বর অর্থাৎ প্রাপ্ত নম্বর > ৪০
সত্য হলে কি হবে: প্রাপ্ত নম্বর, ৪০ এর চেয়ে বেশি হলে কৃতকার্য হবে।
মিথ্যা হলে কি হবে: প্রাপ্ত নম্বর, ৪০ এর চেয়ে কম হলে অকৃতকার্য হবে।
=IF(নম্বর > ৪০, “কৃতকার্য”, “অকৃতকার্য”)
আবারো উল্লেখ করছি নম্বর এর অর্থ প্রাপ্ত নম্বর এর উপর Click।
=IF দিতে ভুলবেন না।
( ) ব্রাকেট অবশ্যই দিতে হবে।
আপনাদের জন্য প্রাকটিস:
দেয়া আছে:

যাদের কাছে ১০০টাকার উপর আছে তারা একটি করে সবুজ বল পাবে, আর যাদের কাছে নেই তারা একটি করে লাল বল।
হিন্ট:
শর্ত লিখুন:
সত্য হলে কি হবে লিখুন:
মিথ্যা হলে কি হবে লিখুন:
এবার শর্ত সত্য মিথ্যা সূত্রে বসিয়ে দিন আগামী পর্বে সমাধান থাকবে যারা পারেননি তাদের জন্য।
ধন্যবাদ সবাইকে, ভাল থাকুন।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৭ (নিজে নিজেই IF Function তৈরি করুন)

আগের পর্বের কথা নিশ্চয়ই সবার মনে আছে, মনে না থাকলে একবার দেখে নিন কারণ আজকের পর্ব ও গত পর্ব ওতপ্রোতভাবে জড়িত। Greater than ও Less than sign সর্ম্পকে কোন প্রকার confusion থাকা চলবে না। আসুন দেরি না করে আমরা আজকের মূল লেখায় আসি।

নিজে নিজে IF ব্যবহার করে সূত্র তৈরি:

প্রথমেই IF সূত্রের Excel এ ব্যবহারকৃত প্রধান structure টি দেখে নিই। তারপর আমরা এটার পোস্ট মর্টেম করবো। Excel Structure of IF Function:
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
বাংলা করলে এমন দাড়ায়:
=যদি(শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)
দেখেছেন বাংলা করার সাথে সাথেই সূত্রের ৮০ভাগ আমাদের কাছে পরিষ্কার হয়ে গিয়েছে। বাকিটুকু আপনারা যারা বোঝেননি তারাও খুব সহজে বুঝে যাবেন।
এখন আমরা প্রথমে বাংলায় সূত্রের ব্যাখ্যা তারপর সেটাকে English করে দিলেই Excel এর সূত্র হয়ে যাবে।
একটা শর্তের কথা ধরি, যেমন, যদি কেউ ৪০ এর উপরে পায় তাহলে সে Pass করবে আর নিচে পেলে Fail করবে। এখন এটা কিন্তু আমরা মুখে মুখে খুব সহজেই সমাধান করতে পারি, কিন্তু সমস্যা হয় তখন যখন এটাকে Excel এর সূত্রে পরিণত করতে হয়। তাই আমরা প্রথমে Excel ছাড়াই এর সমাধান করবো তারপর Excel এ সমাধান করবো। নিচে কিছু Student এর নম্বর দেয়া আছে বলুন তো এরা পাস না ফেল করেছে যদি বলতে পারেন তাহলে Excel ও আপনি করতে পারবেন।
মার্কস     রেজাল্ট
৬৫       পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৩৫       ফেল – কারণ ৪০ এর নিচে পেয়েছে
৬৮      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৭৫       পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
২৫       ফেল – কারণ ৪০ এর নিচে পেয়েছে
৫৯      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৪০       ফেল – কারণ ৪০ পেয়েছে (লক্ষ করুন শর্তে বলা আছে, পাস করতে হলে ৪০ এর উপর পেতে হবে, অর্থাৎ ৪০ পেলেও ফেল )
৮৪      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
৬৯      পাস – কারণ ৪০ এর উপরে পেয়েছে
কি উপরের উদাহরণ বুঝতে পেরেছেন তো? যদি বুঝে থাকেন তাহলে চলুন আমরা এবার মেইন সূত্র তৈরি করার কাজে চলে যাবো:
আবারো সূত্রের বাংলা ভার্সনটা একবার দেখে নিই:
যদি(শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)
বলতে পারেন এখানে শর্ত কি?
এখানে শর্ত হল ৪০ এর চেয়ে বেশি নম্বর পেলে পাস। অর্থাৎ প্রাপ্ত নম্বর > ৪০ হলে পাস, না হলে ফেল। নিচের ছবির মত একটি টেবিল প্রস্তুত করে যে কোন একজনের নম্বর তুলনা করি, তাহলেই সূত্র হয়ে যাবে।

চিত্রে দেখুন Rahim, এর প্রাপ্ত নম্বর 65। আর আমরা আগেই জেনেছি, প্রাপ্ত নম্বর > ৪০ হলে, পাস, না হলে ফেল। এখানে Rahim এর প্রাপ্ত নম্বর 65 তাই এই লাইনটা এমন হবে,
65 > 40 – এখানে বলা হচ্ছে 65 greater than 40, যা সত্য। আবার যদি আমরা Karim এর mark তুলনা করি তাহলে দেখবো
35 > 40 – এখানে বলা হচ্ছে 35 greater than 40, যা মিথ্যা।
এবার সূত্র লিখুন:
=যদি( 65 > 40, পাস, ফেল) এইতো সূত্র হয়ে গেলো। এটাকে English এ convert করুন।
=IF(65 > 40, “PASS”, “FAIL”)

ব্যাখ্যা: = চিহ্ন ও IF( বাধ্যতামূলক দিতেই হবে এখানে বোঝার কিছু নেই, তারপর 65 না লিখে মাউস দিয়ে 65 এর উপর ক্লিক করুন, (কারণ কিবোর্ড থেকে 65 লিখে দিলে এটা একটা Static সূত্র হয়ে যাবে, আর 65 এর উপর ক্লিক করলে Cell Address আসবে, ফলে এটা Dynamic সূত্র হবে, ফলে এটা আমরা যে কোন জায়গায় ব্যবহার করতে পারবো। মনে না থাকলে পর্ব-২ দেখতে পারেন) তারপর লিখুন, > 40, । এরপর আমাদের সূত্র লেখার নিয়মানুযায়ী লিখতে হবে শর্ত সত্য হলে কি হবে তাই আমরা লিখবো “PASS”(মনে রাখবেন যে কোন প্রকার Text লিখতে হলে ” ” Inverted Comma এর ভিতর লিখতে হবে। ইচ্ছা করলে আপনারা Pass না লিখে Promoted লিখতে পারেন। এখানে আপনি আপনার ইচ্ছামত টেক্সট দিতে পারেন এমনকি আপনার নামও দিতে পারেন।) এরপর লিখতে হবে শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে তাই আমরা লিখবো ,”FAIL”)।




এক নজরে IF সূত্র লেখা:
=IF(শর্ত, সত্য হলে কি, মিথ্যা হলে কি)
আমাদের শর্ত ছিল: ৪০ এর চেয়ে বেশি নম্বর অর্থাৎ প্রাপ্ত নম্বর > ৪০
সত্য হলে কি হবে: প্রাপ্ত নম্বর, ৪০ এর চেয়ে বেশি হলে কৃতকার্য হবে।
মিথ্যা হলে কি হবে: প্রাপ্ত নম্বর, ৪০ এর চেয়ে কম হলে অকৃতকার্য হবে।
=IF(নম্বর > ৪০, “কৃতকার্য”, “অকৃতকার্য”)
আবারো উল্লেখ করছি নম্বর এর অর্থ প্রাপ্ত নম্বর এর উপর Click।
=IF দিতে ভুলবেন না।
( ) ব্রাকেট অবশ্যই দিতে হবে।
আপনাদের জন্য প্রাকটিস:
দেয়া আছে:

যাদের কাছে ১০০টাকার উপর আছে তারা একটি করে সবুজ বল পাবে, আর যাদের কাছে নেই তারা একটি করে লাল বল।
হিন্ট:
শর্ত লিখুন:
সত্য হলে কি হবে লিখুন:
মিথ্যা হলে কি হবে লিখুন:
এবার শর্ত সত্য মিথ্যা সূত্রে বসিয়ে দিন আগামী পর্বে সমাধান থাকবে যারা পারেননি তাদের জন্য।
ধন্যবাদ সবাইকে, ভাল থাকুন।