Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব ৩১ – কিভাবে Excel এ একের অধিক Column এর Data একত্র করবেন

আজ আমরা Excel এর খুবই দরকারী একটি টিউটোরিয়াল দেখবো। এর মাধ্যমে আপনারা Excel Sheet এ থাকা বিভিন্ন তথ্যকে একত্র করে অন্য ভাবে Present করতে পারেন। এখন আমি আপনাদের দেখাবো কিভাবে আপনারা First Name, Last Name, Street Address City, Division, Zip code এই সব ইনফরমেশনকে একত্র করে Mailing Address তৈরি করতে পারেন। একবার সূত্র লিখলে যদি আপনার ১০০০ বা ১লক্ষ ডাটাও থাকে তাহলে তা আপনি Double Click করেই তৈরি করে ফেলতে পারবেন এজন্য আপনাদের বার বার কপি পেস্ট করতে হবে না।
প্রথমে আমরা এই টেবিলটা নিয়ে শুরু করবো

আর সূত্রের মাধ্যমে আমরা Blue Mark করা অংশের মত করে Mailing Address তৈরি করবো।

প্রথমেই নিচের মত একটি টেবিল প্রস্তুত করে নিন বা আপনার তৈরি করা কোন ফাইল থাকলে সেটি Excel এ ওপেন করুন

তারপর যে ঘরে আপনি আপনার Mailing Address তৈরি করতে চান সেই ঘরে নিচের ছবিতে দেখানো সূত্রটি লিখুন

সূত্রের ব্যাখ্যা:
=CONCATENATE(“To”, CHAR(10), A2, ” “,B2, CHAR(10), C2, CHAR(10), D2, “-”, F2, CHAR(10), E2)
আশা করি আপনার আমার আগের টিউটোরিয়ালে Concatenate এর কাজ সর্ম্পকে পড়েছেন। তারপরেও বলছি এটার প্রধান কাজ বিভিন্ন সেলকে একত্র করা। যেহেতু আমরা সূত্র লিখছি তাই প্রথমেই আগের মত একটি সমান = চিহ্ন দিচ্ছি, তারপর যেহেতু আমরা প্রথম লাইনে To লিখতে চাই তাই Inverted Comma “To” এর ভিতরে To লিখেছি, তারপর কমা(,) দিয়ে CHAR(10) লিখেছি এর অর্থ হল নতুন লাইন। অর্থাৎ আপনি যেখানে যেখানে CHAR(10) লিখবেন সেই সমস্ত স্থানে নতুন লাইন তৈরি হবে। CHAR(10) লেখার পর আমরা কমা (,) দিয়ে Rahat এর উপর ক্লিক করবো, তারপর আবার কমা (,) দিয়ে Hasan এর উপর ক্লিক করবো এবং তারপর কমা (,) দিয়ে CHAR(10) লিখবো নতুন লাইন তৈরি করার জন্য। এবার যেহেতু আমরা Street Address চাই তাই আমরা 12 Shahbagh এর উপর ক্লিক করবো তারপর কমা (,) দিয়ে CHAR(10) আবার কমা (,) দিয়ে City Field এর Dhaka এর উপর ক্লিক করবো এবং তারপর কমা (,) দিয়ে Inverted Commar এর ভিতর “-” হাইফেন লিখবো এবং Zip code field এর 1000 এর উপর ক্লিক করবো। তারপর আবার কমা(,) দিয়ে CHAR(10) এবং আবার কমা (,) দিয়ে Division Field এর Dhaka এর উপর ক্লিক করবো। সবশেষে প্রথম বন্ধনী শেষ করে Enter Press করবো। তাহলে নিচের ছবির হয়ে যাবে।

এটাকে আর একটু সুন্দর ভাবে সাজাতে চাইলে নিচের ছবি লক্ষ করুন। প্রথমে ঐ সেলের উপর ক্লিক করুন তারপর Wrap Text এর উপর ক্লিক করুন।

Wrap Text এর উপর ক্লিক করলে আপনার টেক্সট নিচের ছবির মত দেখাবে

এবার এই সেলটি সিলেক্ট করুন তারপর নিচের ছবির লাল মার্ক করা অংশটুকু লক্ষ করুন। এখানে Dot আছে যেটাকে আমরা Fill Handle বলি। এর উপর মাউস নিলেই দেখবেন আপনার মাউস পয়েন্টার + plus sign এর রূপান্তরিত হবে।

Mouse Pointer + sign হয়ে গেলে বা Dot এর উপর মাউস নিয়ে Double Click করুন। তাহলেই আপনার নিচের সব Record এর Mailing Address তৈরি হয়ে যাবে।

এভাবেই আপনারা বিভিন্ন ফিল্ড একত্র করে নানাবিধ কাজ করতে পারেন আপনাদের প্রয়োজন মতো। আশা করি বুঝতে সমস্যা হয়নি, আর কোন সমস্যা হলে আমাকে কমেন্ট এর মাধ্যমে অবশ্যই জানাবেন।