Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব ২০ – Conditional Formatting ব্যবহার করে আরো নির্ভুল ভাবে Data Entry করুন

আজ আমরা দেখবো কিভাবে আমরা Excel এ আরো সঠিকভাবে ডাটা এন্ট্রি করতে পারি। অনেক সময় দেখা যায় যে, হয়ত আমরা Entry করতে চাচ্ছি ১লাখ সেখানে দেখা গেল ভুল করে একটা শূন্য বেশি হয়ে ১০লাখ হয়ে গিয়েছে। এগুলো তো আর পুরাপুরি ঠিক করা সম্ভব না তবে আপনারা Conditional Formatting ব্যবহার করে আপনার ভুলের পরিমাণ কমিয়ে আনতে পারেন।

কিভাবে ভুলের পরিমান কম করবেন:

প্রথমেই নিচের মত একটি শীট এক্সেলে প্রস্তুত করুন।

এই শীটে আমরা এদের কাছ থেকে প্রাপ্ত টাকার পরিমান লিখে রাখব। এবার আপনি একটু বুদ্ধি খাটিয়ে বের করুন সর্ব্বোচ্চ কত টাকা একজন দিতে পারে, এবং সর্বনিম্ন কত টাকা কেউ দিতে পারে। যদি আপনার আন্দাজ ভুলও হয় তাও সমস্যা নেই কারণ এগুলো সবই পরিবর্তনশীল এবং আপনি ইচ্ছা মতো এই Range পরিবর্তন করে দিতে পারবেন। ধরি আমরা যে সংখ্যাগুলো Entry দিবো এগুলো ১০০০০০ থেকে ৫০০০০০ এর ভিতরে।
এবার Home menu এর under থেকে Conditional Formatting click করুন এবং New Rule এ যান

ছবিতে দেখানো স্থানে ক্লিক করুন এবং মনোযোগ দিয়ে মার্ক করা অংশগুলো পড়ুন ও বোঝার চেষ্টা করুন। আমার মনে হয় সমস্যা হওয়ার কথা নয়।

নিচের ছবিতে দেখানো স্থানে ১০০০০০ ও ৫০০০০০ এন্ট্রি করুন ও Format এ ক্লিক করুন।

Format এ ক্লিক করলে এমন উইন্ডো আসবে। এখান থেকে আপনারা ইচ্ছা করলে Font color, size ইত্যাদি পরিবর্তন করতে পারেন। আবার ইচ্ছা করলে Border, Fill ইত্যাদি অপশনও modify করতে পারেন।

এবার Ok করে বের হয়ে আসলে নিচের মত উইন্ডো আসবে। প্রতি ঘরে এই Conditional Formatting দেয়ার জন্য Fill Handle drag করুন।

Fill Handle ধরে Drag করলে এমন পাবেন।

এবার ১০০০০০-৫০০০০০ এর ভিতরে ও বাহিরে কিছু সংখ্যা এন্ট্রি করুন ও পরিবর্তন লক্ষ করুন।

এবার দেখুন যে ঘর গুলোতে আপনি এই রেঞ্জের বাইরের কোন সংখ্যা এন্ট্রি করেছিলেন সেগুলো যেহেতু Black text এ দেখাচ্ছে তাই খুব সহজেই আপনি এগুলো Identify করতে পারবেন। এবার এই সংখ্যাগুলোকে ঠিক করে দিন

দেখুন ঠিক করে দেয়ার সাথে সাথেই এগুলো সবুজ রঙের হয়ে যাবে।
এভাবেই বিভিন্ন ধরনের পদ্ধতির মাধ্যমে আপনারা Excel এ আপনার ভুলের পরিমাণ কমাতে পারেন। ভাল থাকবেন সবাই ধন্যবাদ।