Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১১ (IF ফাংশন এর Advance ব্যবহার)

আগে আমরা IF ব্যবহার করে নরমাল সমস্যার সমাধান করেছি। আজ আমরা দেখবো সমস্যা যদি আর একটু জটিল হয় তাহলে কিভাবে সমস্যার সমাধান করবো।
আজ আমরা একটি স্কুলের রেজাল্ট শীট তৈরি করবো, তবে সাবজেক্ট থাকবে ১টা এবং শর্তও একটু কম থাকবে। শর্তগুলো নিম্নরূপ: যদি কেউ ৮০ থেকে ১০০ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে A grade পাবে, যদি কেউ ৬০ – ৭৯ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে B grade, আবার যদি কেউ ৪০ – ৫৯ এর ভিতর নম্বর পায় তাহলে সে C grade আর ৪০ এর নিচে পেলে সে F grade পাবে।

এখানে আমরা প্রথমে শর্ত গুলো ভাগ করে নিবো প্রথমে:
১ম শর্ত: ৮০ – ১০০ পেলে A Grade
২য় শর্ত: ৬০ – ৭৯ পেলে B Grade
৩য় শর্ত: ৪০ – ৫৯ পেলে C Grade আর না পেলে F grade

প্রতিটা শর্ত এর জন্য আমরা আগের নিয়মে আলাদা আলাদা করে IF Function তৈরি করবো তারপর সেগুলো জোড়া লাগিয়ে দেবো। তাহলে ১ম শর্ত এর জন্য সূত্রটি হবে:

=IF(Marks>=80, “A”

- এখানে আমরা সূত্রটি complete করবো না কারণ দেখুন শর্ত যদি মিথ্যা হয় তাহলে B, C অথবা F grade পেতে পারে, তাই দেখুন আমরা ঠিক শর্তে যতটুকু লিখেছি ঠিক ততটুকুই সূত্রেও লিখেছি।
তাহলে ২য় শর্তে জন্য আমরা লিখবো: =IF(Marks>=60. “B”
৩য় শর্তে দেখুন আমাদের শর্ত সত্য হলে কি হবে বা মিথ্যা হলে কি হবে তা দেয়া তাই আমরা এর পূর্ণরূপ লিখবো তাহলে Function টি হবে

=IF(Marks>=40, “C”, “F”)

এখন এই সূত্র গুলো জোড়া লাগালেই আমাদের কাঙ্খিত সূত্র বা Function টি আমরা পেয়ে যাব, যার মাধ্যমে আমরা প্রথম অংশের সমস্যার সমাধান করতে পারবো। এখন দেখে নিই সূত্রগুলো জোড়া লাগালে কেমন হয়, =IF(Marks>=80, “A”, IF(Marks>=60. “B”, IF(Marks>=40, “C”, “F”))) এটাই আমাদের কাঙ্খিত সূত্র। এখন লক্ষ করুন আমরা শেষে ৩টি ব্রাকেট ব্যবহার করেছি, কেন বলতে পারেন হ্যা ঠিক ধরেছেন আমরা ১ম ও ২য় শর্ত লেখার সময় দেখুন ব্রাকেট শেষ করিনি। মনে রাখবেন সবসময় ব্রাকেট শুরু করলে শেষও করতে হবে। আর একটা সহজ উপায় আছে সূত্রে যে কয়টা IF আছে শেষে ততগুলো ব্রাকেট দিবেন।
বিঃদ্রঃ: আপনারা লক্ষ করলে দেখবেন এখানে ১ম শর্ত সত্য হলে A grade হবে আর মিথ্যা হলে ২য় শর্ত চেক করা শুরু করবে আর এটা যদি সত্য হয় তাহলে B grade আর মিথ্যা হলে ৩য় শর্ত চেক করবে সত্য হলে C grade আর মিথ্যা হলে F grade।
এখন মনে করুন কেউ ৩৫ পেয়েছে Excel এ মার্ক এর ঘরে Entry করে এই সূত্র বসালে Excel কি করবে জানেন: এক্সেল প্রথমে দেখবে ৩৫>=৮০ সত্য কিনা, যেহেতু মিথ্যা তাই সে আবার দেখবে ৩৫>=৬০, যেহেতু এটাও মিথ্যা তাই আবার সে ৩য় শর্তে যাবে তারপর দেখবে ৩৫>=৪০ এটাও মিথ্য তাই সে মিথ্যা অংশে যা আছে অর্থাৎ F grade দেখাত। এবার বলুন কেউ ৫৫ পেলে এক্সেল কিভাবে চেক করবে?
নিচে দেখুন এই সূত্র ব্যবহার করে একটা উদাহরণ করে দেয়া হয়েছে।


এখানে লক্ষ করুন সূত্র লেখার সময় আমরা কিন্তু যে সমস্ত স্থানে Marks লেখা ছিল সেই সমস্ত স্থানে ৬৫ এর উপর ক্লিক করেছি। আপনাদের মনে আছে তো সবসময় প্রথমজনের ডাটা নিয়ে কাজ করবেন, তারপর Fill Handle ব্যবহার করে সবার রেজাল্ট বের করবেন।


আজ এ পর্যন্ত ভাল থাকবেন। চলবে ….