Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ১২ (IF function এর সাথে AND ও OR এর ব্যবহার )

আজ আমরা একটু জটিল ফাংশন নিয়ে আলোচনা করবো। এজন্য আগের টিউটোরিয়াল ভাল করে বোঝা আবশ্যক, আগের টিউটোরিয়াল বুঝে না থাকলে সেগুলো আরো একবার অনুশীলন করে নিন। আজ আমরা যে শর্ত বা লজিক নিয়ে কাজ করবো সেটা সম্পর্কে বোঝার জন্য প্রথমেই আমরা একটি উদাহরণ তৈরি করে নিব। তবে আমাদের আজকের উদাহরণও আমরা রেজাল্ট সম্পর্কিত উদাহরণ দিব, কারণ আমরা সবাই প্রায়ই পরীক্ষার নিয়মের সাথে পরিচিত। তবে পরবর্তীতে আমরা বাস্তবভিত্তিক অন্য উদাহরণ দেয়ার চেষ্টা করবো।

Example:
মনে করি আমাদের এমন একটি রেজাল্ট প্রস্তুত করতে হবে, যেখানে শুধুমাত্র Studentরা পাস করছে, নাকি ফেল করছে এটা বের করতে পারলেই হবে। এজন্য আমাদের নিচের শর্তগুলো মেনে পাস ও ফেল বের করতে হবে।
১ম শর্ত: কোন ছাত্র/ছাত্রী ৪০ বা তার উপরে মার্কস পেলেই পাস করবে তবে তাকে আলাদা আলাদা ভাবে প্রতি বিষয়ে পাস করতে হবে। যে কোন এক বিষয়ে ফেল করলেই তাকে ফেল বলে গণ্য করা হবে।
২য় শর্ত: কোন ছাত্র/ছাত্রী ৪০ বা তার উপরে মার্কস পেলেই পাস করবে এবং যে কোন এক সাবজেক্টে পাস করলেই তাকে পাস বলে গণ্য করা হবে শুধুমাত্র তিন বিষয়ে একত্রে ফেল করলেই সে অকৃতকার্য বলে ধার্য করা হবে।
আশা করি উপরের শর্তগুলো বুঝতে কোন সমস্যা হয়নি, দেখা যায় ১ম শর্ত ফলো করে আমাদের রেজাল্ট গুলো তৈরি করা হয়। আর ২য় শর্ত কিছু অংশ অনার্স/ডিগ্রী এর রেজাল্টে ফলো করা হয়।
যদি এই ধরনের শর্ত থাকে অর্থাৎ আলাদা আলাদা ভাবে প্রতি বিষয়ে পাস বা ফেল এগুলো বিবেচনা করতে হবে তবে এসব ক্ষেত্রে আমাদের এক্সেল এ সূত্র তৈরি করার সময় AND বা OR function ব্যবহার করতে। AND Function দ্বারা বোঝায় সবগুলো শর্ত বা লজিক সঠিক হলেই শুধুমাত্র AND Function টি সত্য বলে গণ্য করা হবে। যেমন:
True True True = True
True True False = False
True False False = False
False False False = False
আর অপরদিকে OR Function দ্বারা বোঝায় যে কোন একটি লজিক/ঘটনা সত্য হলেই, OR Function টি সত্য হবে। যেমন:
True True True = True
True True False = True
True False False = True
False False False = False
উদাহরণ হিসেবে আরো বলা যায়, তুমি এবং আমি একসাথে যাব। তুমি না গেলে আমি যাব না। (AND function)
তুমি অথবা আমি যাব। অর্থাৎ যে কোন একজন গেলেই চলবে। (OR function)
আশা করি, আপনাদের AND এবং OR ফাংশন সম্পর্কে মোটামুটি বুঝতে পেরেছেন। কোন কিছু বুঝতে না পারলে একের অধিক বার সেটা পড়ুন আশা করি বুঝতে পারবেন।
চলুন এবার আমরা আমাদের প্রধান সমস্যাটার সমাধান করার চেষ্টা করি:
Excel এ And function লেখার নিয়ম AND(শর্ত১, শর্ত২, শর্ত৩….)
Excel এ Or function লেখার নিয়ম Or(শর্ত১, শর্ত২, শর্ত৩….)
AND Function এর সমাধান:
প্রতি বিষয়ে আলাদা আলাদা ৪০ বা তার উপরে পেতে হবে অর্থাৎ বাংলা, ইংলিশ এবং অংকে ৪০ বা উপরে পেতে হবে।
শর্ত ১: শাওনের বাংলার নম্বর >= ৪০
শর্ত ২: শাওনের ইংরাজির নম্বর >= ৪০
শর্ত ৩: শাওনের অংকের নম্বর >= ৪০
মনে আছে তো সবসময় প্রথমজনের ডাটা নিয়ে কাজ করতে হবে। তারপর Fill Handle ব্যবহার করতে হবে। এবার শর্তগুলোকে Cell Address দ্বারা পরিবর্তন করলে দাড়ায়
শর্ত ১: B3>=40
শর্ত ২: C3>=40
শর্ত ৩: D3>=40
এবার এই শর্তগুলোকে AND Function এর ভিতরে বসিয়ে দিলে এমন হবে
AND(B3>=40,C3>=40,D3>=40) -দেখলেনতো কত সোজা And function তৈরি করা। এবার আমাদের And function ও If function একসাথে সমন্বয় করতে হবে। এজন্য আমরা এবার IF এর শর্ত লিখে নেব বাংলায় তারপর সেটিকে English এ কনভার্ট করে নিব।
যদি সবগুলি বিষয়ে পাস করে, তাহলে পাস, নাহলে ফেল
=IF(AND(B3>=40,C3>=40,D3>=40),”PROMOTED”, “NOT promoted”)
এখানে একটু লক্ষ করুন, সবগুলি বিষয়ে পাস এর বদলে আমি AND Function টি পুরোটা কপি করে দিয়েছে। ভালভাবে দেখলেই বুঝবেন And function দিয়েই কিন্তু আমরা সবগুলি বিষয়ে পাস করতে হবে সেটা Check করে নিয়েছে, তাই এখানে আমরা And function টি ব্যবহার করেছি।
OR Function এর সমাধান:
যে কোন একটি বিষয়ে ৪০ বা উপরে পেলে পাস অর্থাৎ বাংলা, ইংলিশ বা অংকে যে কোন এক বিষয়ে পাস করলেই পাস। আর যদি কেউ কোন একটি বিষয়ে পাস করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে সে অকৃতকার্য বলে গণ্য হবে। এখানেও প্রায় আগের মত সিস্টেম, তবে এখানে And এর বদলে Or ব্যবহার করা হবে।
শর্ত ১: B3>=40
শর্ত ২: C3>=40
শর্ত ৩: D3>=40
এবার এই শর্তগুলোকে OR Function এর ভিতরে বসিয়ে দিলে এমন হবে
OR(B3>=40,C3>=40,D3>=40) -এভাবেই সহজে OR function তৈরি করা যায়। এবার আমাদের OR function ও If function একসাথে সমন্বয় করতে হবে। এজন্য আমরা এবার IF এর শর্ত লিখে নেব বাংলায় তারপর সেটিকে English এ কনভার্ট করে নিব।
যদি কেউ একবিষয়েও পাস করে তাহলে পাস, না হলে ফেল
=IF(OR(B3>=40,C3>=40,D3>=40),”PROMOTED”, “NOT promoted”)
এখানেও কিন্তু আগের মত এক বিষয়ে পাসের বদলে পুরো OR function কপি করে দেয়া হয়েছে। কারণটা নিশ্চয়ই আপনারা বুঝতে পেরেছেন। এভাবেই আপনার AND ও OR ফাংশন ব্যবহার করে If ফাংশন এর সাথে সমন্বয় করে অনেক জটিল কাজও খুব সহজেই খুবই অল্প সময়ের মধ্যে শেষ করতে পারবেন।
এবার চলুন Excel এ একটি উদাহরণ দেখে নিই ছবি সহ:
প্রথমেই এরকম একটি Excel Sheet তৈরি করে নিই:


তারপর নিচের মত যোগ করে নিই

ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করি


এবার রাইট ক্লিক করে Copy করে নিই

এবার Paste special এ ক্লিক করি তারপর যে উইন্ডো আসবে সেখান থেকে Formula Radio button টিতে ক্লিক করে Ok করি।






এবার OR Function এর জন্য লিখুন:



নিচের ছবিতে দেখুন আমি Kevin এর মার্ক চেঞ্জ করে দিয়েছে। অর্থাৎ Kevin কে ৩ বিষয়ে ফেল করার মত মার্ক দিয়ে দিয়েছে। ফলে Kevin এর রেজাল্ট Not Promoted শো করছে।

ভাল থাকুন, আজ এ পর্যন্ত, চলবে…