Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৪ (Fill Handle ব্যবহার করে Automatically বিভিন্ন Series ও Text লিখুন)

অনেকদিন নানাবিধ ব্যস্ততার কারণে Excel এর পোস্টটা নিয়ে আর লেখা হচ্ছে না। যারা এই পোস্টের নিয়মিত রিডার, প্রথমেই তাদের কাছে দুঃখ প্রকাশ করছি। গত পর্বে বলেছিলাম যে Fill handle নিয়ে আলোচনা করব । এটা আসলে excel এর খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটা Feature, এর মাধ্যমে অনেক কাজ খুবই অল্প সময়ের মধ্যে করা যায়।

মনে রাখবেন, যে কোন Cell এর উপর ক্লিক করে আপনার মাউসের pointer টি ঐ সেলের নিচের ডানকোনায় রাখলে দেখবেন আপনার কার্সরটি + এর মত চিহ্নএ পরিণত হবে। এই + চিহ্ন টিকেই Fill handle বলা হয়,

নিচে এর কিছু কাজ দেখানো হল, আর বাকি কাজগুলো আপনাদের মাথা খাটিয়ে বের করে ফেলবেন, ঠিক আছে তো? চলুন শুরু করি:

উপরের ছবিতে দেখুন আমি ১ ও ২ লিখেছি। আমার উদ্দেশ্য ১-১০ পর্যন্ত লিখবো। হ্যাঁ এটা আপনারা কিবোর্ড দিয়ে লিখতে পারেন কিন্তু যদি ১-১০০ পর্যন্ত লিখতে হয় তাহলে কি করবেন? কি আর করবো লিখতে হবে। না এটা আসলে এভাবে লেখা লাগেনা, fill handle ব্যবহার করে আপনারা মূহুর্তের মধ্যেই একাজটি করতে পারেন। প্রথমে আমার মতো ১ ও ২ এখানে দুটি সংখ্যা লেখার অর্থ হল আমি কম্পিউটারকে বুঝিয়ে দিচ্ছি আমি যে সংখ্যাগুলো লিখতে চাই তাদের মধ্যে ১ করে পার্থক্য থাকবে। যেমন ১,২,৩………..১০০ এভাবে হবে।

এই স্টেপটা খুব গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমে mouse drag করে দুটি cell একত্রে সিলেক্ট করুন। তারপর উপরের ছবিতে দেখানো স্থানে মাউসটা নিয়ে গেলেই আপনার মাউসের পয়েন্টার + আকার ধারণ করবে, এটা চেপে ধরে নিচের দিকে টানতে থাকুন, দেখুন আপনার মাউসের পাশে কিছু সংখ্যা দেখতে পাবেন যা পরিবর্তন হচ্ছে, আপনার যতটুকু প্রয়োজন সেইপর্যন্ত mouse pointer নিয়ে ছেড়ে দিন। আর মজা দেখুন। নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন আপনি ১০ পর্যন্ত এভাবে লিখেছি।

আবার নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন আমি এখানে এক সেলে ১ ও অপর সেলে ৫ লিখেছি। এদের মধ্যেকার পার্থক্য ৪।

তাহলে আমি যদি প্রথম দুটি সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে টান দিই তাহলে পরবর্তী সংখ্যাগুলো ৪ ব্যবধানে আসবে।

কি বুঝছেন তো? তাহলে নিচের টা করে বলুন তো ৫১, ১০১ এদুটো সংখ্যা সিলেক্ট করে fill handle টান দিলে পরবর্তীতে কি কি সংখ্যা আসবে।

হ্যা উত্তর নিচে দেয়া আছে দেখে নিন

আবার আপনার নিচের ছবির মত Text ও Number একসাথে মিলিয়ে লিখতে পারেন তাহলেও একই রকম রেজাল্ট পাবেন। এরকম লিখুন।

তারপর দুটো সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে Drag করুন, তাহলেই নিচের মত পাবেন

কি অনেক মজা না – আমার কিন্তু ভালই লাগে।

এভাবে আপনারা তারিখ দ্বারা বিভিন্ন সেল পূর্ণ করতে পারেন। উপরের ছবিতে দেখেন ১জানুয়ারি ও ৩জানুয়ারি ২০১৩ তারিখ লিখছি। এদের মধ্যে ২দিনের পার্থক্য। তাহলে আপনারা কি বলতে পারেন পরবর্তীতে কোন তারিখ আসবে। নিচের ছবিতে দেখে নিন।

আবার নিচের ছবিতে দেখেন আমি তারিখ ঠিক রেখেছি কিন্তু মাস চেঞ্জ করে দিয়েছি এখন কি ঘটবে বলতে পারেন।

জানার জন্য দুটো সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে নিচের দিকে টান দিন এবং নিচের ছবির মত শুধুমাত্র মাসের ঘর পরিবর্তন হয়ে যাবে।

অনুরূপভাবে যদি আপনারা ১-১-২০১০ ও তারপরের সেলে ১-১-২০১১ লেখেন তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাল পরিবর্তন হতে থাকবে।
আরো মজা বাকি আছে যেমন আপনারা যদি কোন সেল উপরের ছবির মত January লিখে Fill Handle ব্যবহার করেন তাহলে দেখবেন নিচের ছবির মত বাকি মাসের নামগুলো লেখা হয়ে যাবে

অনুরূপভাবে সপ্তাহের একদিনের নাম লিখে Fill Handle ব্যবহারের মাধ্যমে বাকি দিনগুলোর নামও এক ক্লিকে লিখতে পারেন।

আপনি ইচ্ছা করলে নিজের পছন্দমত ও অনেক Series আগে থেকে তৈরি করে রাখতে পারেন, তাহলে প্রয়োজনের সময় এভাবে Fill Handle ব্যবহার করে একটানেই সবকিছু করতে পারবেন। আসুন দেখি কিভাবে Fill Handle এ ইচ্ছামতো series যুক্ত করবো। এজন্য প্রথমেই উপরের ছবির মত আপনার কাঙ্খিত Seriesটি লিখে ফেলুন। আমি যেমন এখানে বিভিন্ন দেশের নাম লিখছি।

তারপর উপরের ছবিতে দেখানো স্থানে ক্লিক করুন।

আবারো ছবিতে দেখানো স্থানে যান।

তারপর সেল সিলেক্ট করে Import এ ক্লিক করুন, তাহলেই আপনার তৈরিকৃত new list টি add হয়ে যাবে।

উপরের ছবিতে দেখুন আমি প্রথম দেশের নাম লিখে, পরবর্তীতে Fill Handle নিচের দিকে Drag করেছি, আর দেখুন আমি আগে থেকে লেখা দেশের নামগুলো পেয়ে গেছি।

** Fill Handle শুধুমাত্র উপর ও নীচের দিকে কাজ করে না এটার দ্বারা আপনারা বামে ডানে ঠিক এমন ভাবে কাজ করতে পারবেন। সামনের পর্ব থেকে ধীরে ধীরে Excel এর বিভিন্ন সূত্র কি ভাবে তৈরি করতে হয়, তা দেখবো আশা করি আপনাদের ভাল লাগবে। সবাই সুস্থ থাকুন পরবর্তী পর্ব পড়ার আমন্ত্রন থাকলো।