Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০১

আজ আমরা Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল শুরু করবো। তবে যারা নতুন তাদের জন্য অনুরোধ থাকবে আপনারা যদি Microsoft word না জেনে থাকেন তাহলে ms wordটা শিখে নিন। কেননা আমিই আগেই আপনাদের বলেছি, আপনারা যারা ms word জানেন, তাদের excel শেখার সময় অনেক কিছু skip করলেও সমস্যা নেই। আপনারা এখান থেকে word বিনামূল্যে শিখে নিতে পারেন।

Microsoft Excel

এটি microsoft এর একটি পন্য। Excel সফটটি মাইক্রোসফট এর office package এর সাথে পাওয়া যায়। বর্তমানে বাজারে office 2013 পাওয়া যাচ্ছে। এটিকে spreadsheet application বলা হয়ে থাকে, যার মাধ্যমে আপনি ধরনের ক্যালকুলেশন, চার্ট বা গ্রাফিকস, পাইভট টেবিল এবং programming এর কাজ করতে পারবেন। আমাদের মত সাধারণ ব্যবহারকারীরা সাধারণত excel এর অল্প কয়েকটি কাজ জানি। আর মাঝে মাঝে অন্যের লেখা সূত্র copy paste করে কাজ চালাই ।

• এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি spreadsheet এর সব ধরনের কাজ করতে পারবেন, এখানে প্রচুর পরিমানে row এবং column আগে থেকে তৈরি করা আছে।
• এর মাধ্যমে আপনি খুব সহজেই Calculations এর কাজ করতে পারবেন।
• যোগ, বিয়োগ, গুন, ভাগ ও আরো অনেক কঠিন হিসাব করার জন্য বিভিন্ন ধরনের ফাংশন আগে থেকে তৈরি করা আছে। যা শুধুমাত্র আপনার Call করেই ব্যবহার করতে পারবেন।
• এর মাধ্যমে Pivot table এবং বিভিন্ন ধরনের সেনারিও ম্যানেজ করতে পারবেন।
• এর মাধ্যমে আপনারা What-If analysis, Simulation analysis ইত্যাদি এর কাজ করতে পারবেন।
• সুন্দর রিপোর্ট তৈরি করে, সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সহায়তা নিতে পারেন।
• Custom সূত্র তৈরি করতে পারবেন খুব সহজেই এবং সেগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার কাজের গতি খুব সহজেই বাড়াতে পারেন। যেমন: উদাহরণ হিসেবে রেজাল্ট সীট এর কথা বলা যায়। কারণ Excel এ একজন student এর রেজাল্ট তৈরি করতে যে সময় লাগে ১০০০ student এর রেজাল্ট তৈরি করতেও একই সময় লাগে(২-৫ সেকেন্ড কম-বেশি হতে পারে)।
• এর দ্বারা আপনি graph, histogram and charts খুব সহজেই তৈরি করতে পারবেন।

Excel Start করুন। নিচের মত ছবি দেখতে পাবেন।

এখানে লক্ষ করেন। অনেক মেনুই প্রায় ms word এর মত, তাই আমরা fonts, alignment, editing এবং আরো কিছু কিছু মেনু skip করবো। খাড়া বা লম্বালম্বি যে দাগগুলো দেয়া হয়েছে এই ঘর গুলোকে একত্রে কলাম বা column বলা হয় যেমন কলাম A, B, C … এবং আড়াআড়া বা আনুভূমিক বরাবর ঘরগুলোকে একত্রে row বা সারি বলা হয় যেমন: ১, ২, ৩….। আর চারকোনা ঘর (নীল রঙের ঘর) গুলোর এক একটাকে Cell বলা হয়।

উপরের ছবির দিকে লক্ষ করুন এটা Insert menu এর অধিকাংশের কাজ ms word এর মত।

এটা Home menu এটারও অধিকাংশ অপশন ওয়ার্ডের মত।

ছবিতে দেখুন কাল একটি dot কে লাল কালার দিয়ে মার্ক করা হয়েছে। এর নাম fill handle এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আর প্রতিটা সেলের একটা করে নাম বা cell address আছে। ছবিতে দেখুন হলুদ কালারে মার্ক করা সেলের নাম C5। কারন এটি C column এর 5no row। আর সহজভাবে বলা যায়, আপনি যদি মনে মনে কলাম ও রো বরাবর একটা লাইন কল্পনা করেন, তারা যেখানে ছেদ করবে সেই কলাম ও রো এর নামই একত্রে ঐ সেল এর Address

আপনার যদি অনেক কিছু লেখার দরকার হয় তাহলে আপনি কয়েকটি সেলকে একত্র করে লিখতে পারেন। এজন্য আপনাকে ঐ সেলগুলো সিলেক্ট করে Merge এ click করতে হবে। আর নরমালি লেখার জন্য যে কোন জায়গায় ক্লিক করে লিখলেই হবে। আর যদি আপনি সেলের width ঠিক রেখে কয়েক লাইনে লিখতে চান সেক্ষেত্রে wrap text select করতে পারেন।
আজ এ পর্যন্তই ভাল থাকবেন।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০২

আজ আমরা excel ব্যবহার করে কিভাবে যোগ-বিয়োগ, গুণ-ভাগ করতে পারি তা দেখবো। এটা খুবই সহজ। অনেকটা ক্যালকুলেটর ব্যবহার করার মত। আসুন প্রথমেই আমরা excel এ নিচের ডাটা গুলো Input দেই:

এখানে আমরা যে কাজটি করবো তাহলো, প্রথমে আমরা ২০০০ ও ৫০০০ যোগ করবো, তারপর ১৫০০ থেকে ৮০০ বিয়োগ করবো, তারপর ৫০ এবং ১০ গুণ করবো এবং সবশেষে ৮০০০ কে ৫০ দিয়ে ভাগ করবো। আর আপনি যদি এই চারটি নিয়ম ভাল ভাবে শিখতে পারেন তাহলে আপনার আর কোন calculation এ সমস্যা হবে না।
Excel এ যোগ, বিয়োগ, গুণ ও ভাগ এর জন্য যে চিহ্ন বা প্রতীক ব্যবহার করা হয়, সেগুলো একনজর দেখে নিন:
যোগ: বাস্তবের ‘ + ‘ চিহ্ন ব্যবহার করা হয়
বিয়োগ: বিয়োগ এর জন্য ও নরমাল ‘ – ‘ চিহ্ন ব্যবহার করা হয়
গুণ: গুণ করার জন্য ‘ x ‘ ক্রস চিহ্ন এর বদলে ‘ * ‘ star বা asterik sign ব্যবহার করার হয়।
ভাগ: ভাগ ‘ ÷ ‘ করার জন্য ‘ / ‘ slash ব্যবহার করা হয়।
নিশ্চয়ই আপনাদের Cell address এর কথা মনে আছে। এটা excel এ calculations এর জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

মনে রাখবেন, EXCEL এ যে cell এ আপনি calculation করতে চান, সেই cell এ click করে অবশ্যই ‘ = ‘ Equal to বা সমান চিহ্ন দিতে হবে। নাহলে আপনি কোনভাবেই কোন প্রকার calculation করতে পারবেন না।

আসুন আমরা একে একে দেখে নিই এই calculations গুলো কিভাবে করবো:

যোগ:

উপরের ছবি দেখুন। যেখানে যোগফল বের করতে চান প্রথমে সেখানে ক্লিক করুন, তারপর কিবোর্ড থেকে ‘=’ চিহ্ন press করুন, তারপর যে সংখ্যাগুলি যোগ করতে চান, সেগুলোর ভিতর থেকে প্রথমটার উপরে ক্লিক করুন, আমি যেমন এখানে ২০০০ এর উপর ক্লিক করেছি। তাহলে দেখবেন Result এর নিচের সেলে =B2 লেখা আসছে(সমান চিহ্ন কিবোর্ড থেকে আমরা press করছি বলে আর B2 আসছে ২০০০ এর উপর ক্লিক করার কারণে, এটা আসলে ২০০০ যে ঘরে আছে তার সেল Address)।

এবার যোগ ‘ + ‘ চিহ্ন দিন ও তারপরের সংখ্যা অর্থাৎ এখানে ৫০০০ এর উপর ক্লিক করুন এবং সবশেষে ENTER press করুন, তাহলেই আপনি যোগফল পেয়ে যাবেন। আপনার যদি আরো অনেক সংখ্যা একসাথে যোগ করতে চান তাহলে এভাবেই করতে থাকুন। প্রথমে সংখ্যার উপরে ক্লিক, তারপর + চিহ্ন, আবার সংখ্যা আবার + চিহ্ন এভাবে পুনরাবৃত্তি করতে থাকুন। নিচে Enter press করার পরের রেজাল্ট দেখুন।

বিয়োগ:

প্রথমেই উপরের ছবির দিকে লক্ষ করুন, আমি দেখুন ১, ২, ৩, ৪ এভাবে করণীয় ধাপ গুলো মার্ক করে দিয়েছি। যেমন: বিয়োগ করার জন্য প্রথমে আপনাকে যে সেলে বিয়োগফল চান সেখানে ক্লিক করে = চিহ্ন দিতে হবে, তারপর ১৫০০ এর উপর ক্লিক, তারপর কিবোর্ড থেকে – বিয়োগ চিহ্ন, এখন ৮০০ এর উপর ক্লিক এবং সবশেষে Enter prees ও রেজাল্ট প্রত্যক্ষ করুন।

গুন:

এটিও একই রকম ভাবে করতে হবে। যেমন: গুন করার জন্য প্রথমে আপনাকে যে সেলে গুনফল চান সেখানে ক্লিক করে = চিহ্ন দিতে হবে, তারপর ৫০ এর উপর ক্লিক, তারপর কিবোর্ড থেকে * গুন চিহ্ন, এখন ১০ এর উপর ক্লিক এবং সবশেষে Enter prees ও রেজাল্ট প্রত্যক্ষ করুন।

ভাগ:

এটিও একই রকম ভাবে করতে হবে। যেমন: ভাগ করার জন্য প্রথমে আপনাকে যে সেলে ভাগফল চান সেখানে ক্লিক করে = চিহ্ন দিতে হবে, তারপর ৮০০০ এর উপর ক্লিক, তারপর কিবোর্ড থেকে ÷ ভাগ চিহ্ন, এখন ৫০ এর উপর ক্লিক এবং সবশেষে Enter prees ও রেজাল্ট প্রত্যক্ষ করুন।
এভাবেই আপনার যোগ, বিয়োগ, গুন ও ভাগ এগুলো করতে পারবেন। এখানে একটা কথা বলে রাখা ভাল সেটা হল অনেকেই মনে করতে পারেন যে, বিভিন্ন সংখ্যার উপর ক্লিক করলে সেই সংখ্যা না এসে Cell address কেন আসছে? এর লাভ কি? হ্যা এর অনেক লাভ আছে – এখানে Cell address টা Variable বা চলক হিসেবে ব্যবহার হয়। আমরা সবাই বীজগণিতের অংক করার সময় শিখেছি যে, সাধারণত X, Y, Z ইত্যাদি কে চলক হিসেবে ধরা হয়। চলক ধরার সুবিধা হল, এর মান ইচ্ছা মতো পরিবর্তন করা যায় বা করা সম্ভব। যেমন লক্ষ করুন: ১০০০+১০০০ সবসময়ই এর মান ২০০০ হবে কিন্তু আপনি যদি বলেন, X+Y=? যেখানে, X এর মান 1000 ও Y এর মান 1000, তাহলেও কিন্তু রেজাল্ট একই হবে অর্থাৎ ২০০০। কিন্তু আবার আপনি যদি বলেন X এর মান 1500 ও Y এর মান 100 , তাহলে রেজাল্ট কিন্তু পরিবর্তন হয়ে যাবে অর্থাৎ ১৬০০ হবে। কিন্তু আপনার সমীকরণ কিন্তু একই আছে। Excel এও অনুরূপ কারণে সংখ্যা এর বদলে Cell Address ব্যবহার করা হয় যেমন আমাদের করা একটি উদাহরণ লক্ষ করেন =B2 + C2 এর মান ৭০০০। আপনি এখন যদি ৫০০০ এর স্থানে ক্লিক করে ৮০০০ লিখে দেন তাহলে এটা ১০০০০ হয়ে যাবে।
ভাল থাকবেন। আজকে এটুকু।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৩

আশা করি সবাই ভাল আছেন। অনেকদিন পর Excel নিয়ে লিখতে বসলাম। আজ আমি আপনাদের অল্প কিছু সূত্রের ব্যবহার দেখাবো। আপনাদের নিশ্চয়ই যোগ, বিয়োগ, গুন, ভাগ এগুলো কিভাবে করতে হয় মনে আছে। আজ আমি আপনাদের যোগ ও গুনের আরো ২টি নিয়ম দেখাবো যেগুলোর মাধ্যমে আপনার আরো তাড়াতাড়ি এগুলো করতে পারবেন। আগে আমরা ক্লিক করে অথবা Select করার মাধ্যমে যোগ করা শিখেছিলাম, যেটা করতে হলে আমাদের প্রতিটা সংখ্যার উপর ক্লিক করতে হতো। চিন্তা করে এই পদ্ধতিতে ১টা,২টা বা ৫টা সংখ্যা হলেও সমস্যা নাই কিন্তু যদি ১০০টা সংখ্যা একবারে যোগ করতে হয় তাহলে কি করবেন ১০০টা সংখ্যার উপর ক্লিক করবেন, হ্যা সেটা সম্ভব কিন্তু অনেক সময় অপচয় হবে তাই এজন্য আমরা একটা সূত্র ব্যবহার করবো আর সেটা হল: =SUM(RANGE) এখানে range এর দ্বারা সংখ্যাগুলিকে বোঝানো হয়েছে। নিচের ছবিটি দেখুন।

এখানে আমরা ১২ টা সংখ্যা Entry করেছি। এই সংখ্যাগুলি একবারে যোগ করতে চাইলে যেখানে যোগফল বের করতে চান সেখানে ক্লিক করুন তারপর = সমান চিহ্নে ক্লিক করুন। এবার লিখুন SUM তারপর First Bracket, তারপর লিখুন A1:C4, তারপর ব্রাকেট বন্ধ করুন ও কিবোর্ড থেকে এন্টার চাপুন, আর দেখুন কত সহজে সব সংখ্যা একবারে যোগ হয়ে গিয়েছে। এখানে A1 ও C4 লেখা হয়েছে কারণ প্রথম সংখ্যা ১২ এর Cell address হল A1 আর শেষ সংখ্যা ৩৫ এর Cell address হল C4। এভাবে নালিখে আপনার =SUM( লিখে যে সংখ্যাগুলো যোগ করতে চান তা মাউস দিয়ে ড্রাগ করে সিলেক্ট করে দিতে পারেন, তাহলেও একই রেজাল্ট হবে।

উপরের ছবির মত যদি একসাথে অনেকগুলে সংখ্যা গুন করতে চান তাহলে লিখুন =PRODUCT(A1:C4)

মনে করুন আপনি জানতে চাচ্ছেন কতগুলো ঘরে আপনি সংখ্যা Entry করেছেন সেক্ষেত্রে লিখুন =COUNT(A1:C4)

আবার মনে করুন আপনি জানতে চাচ্ছেন কতগুলো ঘর ফাকা আছে সেক্ষেত্রে লিখুন =COUNTBLANK(A1:C4)

যদি আপনি কিছু সংখ্যাক সংখ্যার গড় বা average বের করতে চান সেক্ষেত্রে লিখুন =AVERAGE(A1:C4)

কিছু সংখ্যার মধ্যে সবচেয়ে বড় সংখ্যা বাহির করতে চাইলে =MAX(A1:C4)

কিছু সংখ্যার মধ্যে সবচেয়ে ছোট সংখ্যা বাহির করতে চাইলে =MIN(A1:C4)

LOG 100 যার Base 10 – এর মান বের করতে চান, উপরের ছবি লক্ষ করুন।
নিচে আরো কিছু ফাংশন দেয়া হল, যা আপনারা অনুরূপভাবে ব্যবহার করতে পারবেন
=POWER(5,2) বর্ণনা(5 squared (25) )
=TAN(0.785) বর্ণনা(Tangent of 0.785 radians (0.99920) )
=SQRT(16) বর্ণনাSquare root of 16 (4)
=QUOTIENT(5, 2) বর্ণনাInteger portion of 5/2 (2)
=TODAY()
=ABS(CELL ADDRESS)
=TAN(CELL ADDRESS)
ইত্যাদি।
ভাল থাকবেন সবাই, আজকের মত এখানেই শেষ করছি। আগামী পর্বে খুবই গুরুত্বপূর্ণ Fill Handle নিয়ে আলোচনা করবো।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৪ (Fill Handle ব্যবহার করে Automatically বিভিন্ন Series ও Text লিখুন)

অনেকদিন নানাবিধ ব্যস্ততার কারণে Excel এর পোস্টটা নিয়ে আর লেখা হচ্ছে না। যারা এই পোস্টের নিয়মিত রিডার, প্রথমেই তাদের কাছে দুঃখ প্রকাশ করছি। গত পর্বে বলেছিলাম যে Fill handle নিয়ে আলোচনা করব । এটা আসলে excel এর খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটা Feature, এর মাধ্যমে অনেক কাজ খুবই অল্প সময়ের মধ্যে করা যায়।

মনে রাখবেন, যে কোন Cell এর উপর ক্লিক করে আপনার মাউসের pointer টি ঐ সেলের নিচের ডানকোনায় রাখলে দেখবেন আপনার কার্সরটি + এর মত চিহ্নএ পরিণত হবে। এই + চিহ্ন টিকেই Fill handle বলা হয়,

নিচে এর কিছু কাজ দেখানো হল, আর বাকি কাজগুলো আপনাদের মাথা খাটিয়ে বের করে ফেলবেন, ঠিক আছে তো? চলুন শুরু করি:

উপরের ছবিতে দেখুন আমি ১ ও ২ লিখেছি। আমার উদ্দেশ্য ১-১০ পর্যন্ত লিখবো। হ্যাঁ এটা আপনারা কিবোর্ড দিয়ে লিখতে পারেন কিন্তু যদি ১-১০০ পর্যন্ত লিখতে হয় তাহলে কি করবেন? কি আর করবো লিখতে হবে। না এটা আসলে এভাবে লেখা লাগেনা, fill handle ব্যবহার করে আপনারা মূহুর্তের মধ্যেই একাজটি করতে পারেন। প্রথমে আমার মতো ১ ও ২ এখানে দুটি সংখ্যা লেখার অর্থ হল আমি কম্পিউটারকে বুঝিয়ে দিচ্ছি আমি যে সংখ্যাগুলো লিখতে চাই তাদের মধ্যে ১ করে পার্থক্য থাকবে। যেমন ১,২,৩………..১০০ এভাবে হবে।

এই স্টেপটা খুব গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমে mouse drag করে দুটি cell একত্রে সিলেক্ট করুন। তারপর উপরের ছবিতে দেখানো স্থানে মাউসটা নিয়ে গেলেই আপনার মাউসের পয়েন্টার + আকার ধারণ করবে, এটা চেপে ধরে নিচের দিকে টানতে থাকুন, দেখুন আপনার মাউসের পাশে কিছু সংখ্যা দেখতে পাবেন যা পরিবর্তন হচ্ছে, আপনার যতটুকু প্রয়োজন সেইপর্যন্ত mouse pointer নিয়ে ছেড়ে দিন। আর মজা দেখুন। নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন আপনি ১০ পর্যন্ত এভাবে লিখেছি।

আবার নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন আমি এখানে এক সেলে ১ ও অপর সেলে ৫ লিখেছি। এদের মধ্যেকার পার্থক্য ৪।

তাহলে আমি যদি প্রথম দুটি সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে টান দিই তাহলে পরবর্তী সংখ্যাগুলো ৪ ব্যবধানে আসবে।

কি বুঝছেন তো? তাহলে নিচের টা করে বলুন তো ৫১, ১০১ এদুটো সংখ্যা সিলেক্ট করে fill handle টান দিলে পরবর্তীতে কি কি সংখ্যা আসবে।

হ্যা উত্তর নিচে দেয়া আছে দেখে নিন

আবার আপনার নিচের ছবির মত Text ও Number একসাথে মিলিয়ে লিখতে পারেন তাহলেও একই রকম রেজাল্ট পাবেন। এরকম লিখুন।

তারপর দুটো সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে Drag করুন, তাহলেই নিচের মত পাবেন

কি অনেক মজা না – আমার কিন্তু ভালই লাগে।

এভাবে আপনারা তারিখ দ্বারা বিভিন্ন সেল পূর্ণ করতে পারেন। উপরের ছবিতে দেখেন ১জানুয়ারি ও ৩জানুয়ারি ২০১৩ তারিখ লিখছি। এদের মধ্যে ২দিনের পার্থক্য। তাহলে আপনারা কি বলতে পারেন পরবর্তীতে কোন তারিখ আসবে। নিচের ছবিতে দেখে নিন।

আবার নিচের ছবিতে দেখেন আমি তারিখ ঠিক রেখেছি কিন্তু মাস চেঞ্জ করে দিয়েছি এখন কি ঘটবে বলতে পারেন।

জানার জন্য দুটো সেল একত্রে সিলেক্ট করে Fill Handle ধরে নিচের দিকে টান দিন এবং নিচের ছবির মত শুধুমাত্র মাসের ঘর পরিবর্তন হয়ে যাবে।

অনুরূপভাবে যদি আপনারা ১-১-২০১০ ও তারপরের সেলে ১-১-২০১১ লেখেন তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাল পরিবর্তন হতে থাকবে।
আরো মজা বাকি আছে যেমন আপনারা যদি কোন সেল উপরের ছবির মত January লিখে Fill Handle ব্যবহার করেন তাহলে দেখবেন নিচের ছবির মত বাকি মাসের নামগুলো লেখা হয়ে যাবে

অনুরূপভাবে সপ্তাহের একদিনের নাম লিখে Fill Handle ব্যবহারের মাধ্যমে বাকি দিনগুলোর নামও এক ক্লিকে লিখতে পারেন।

আপনি ইচ্ছা করলে নিজের পছন্দমত ও অনেক Series আগে থেকে তৈরি করে রাখতে পারেন, তাহলে প্রয়োজনের সময় এভাবে Fill Handle ব্যবহার করে একটানেই সবকিছু করতে পারবেন। আসুন দেখি কিভাবে Fill Handle এ ইচ্ছামতো series যুক্ত করবো। এজন্য প্রথমেই উপরের ছবির মত আপনার কাঙ্খিত Seriesটি লিখে ফেলুন। আমি যেমন এখানে বিভিন্ন দেশের নাম লিখছি।

তারপর উপরের ছবিতে দেখানো স্থানে ক্লিক করুন।

আবারো ছবিতে দেখানো স্থানে যান।

তারপর সেল সিলেক্ট করে Import এ ক্লিক করুন, তাহলেই আপনার তৈরিকৃত new list টি add হয়ে যাবে।

উপরের ছবিতে দেখুন আমি প্রথম দেশের নাম লিখে, পরবর্তীতে Fill Handle নিচের দিকে Drag করেছি, আর দেখুন আমি আগে থেকে লেখা দেশের নামগুলো পেয়ে গেছি।

** Fill Handle শুধুমাত্র উপর ও নীচের দিকে কাজ করে না এটার দ্বারা আপনারা বামে ডানে ঠিক এমন ভাবে কাজ করতে পারবেন। সামনের পর্ব থেকে ধীরে ধীরে Excel এর বিভিন্ন সূত্র কি ভাবে তৈরি করতে হয়, তা দেখবো আশা করি আপনাদের ভাল লাগবে। সবাই সুস্থ থাকুন পরবর্তী পর্ব পড়ার আমন্ত্রন থাকলো।

Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৫ (Fill Handle এর Advance use)

আশা করি আপনাদের আগের পর্বে দেখানো Fill Handle এর ব্যবহার মনে আছে। আজকের পর্বেও আমরা দেখবো কিভাবে Fill Handle ব্যবহার করে বিভিন্ন ধরনের সূত্র কপি করা যায়। প্রথমেই নিচের ছবির মত Excel Sheet এ তৈরি করুন। মনে করি এটা একটা রেজাল্ট শীট যেখানে ৯জন স্টুডেন্ট এর ৪ বিষয় এর মার্ক ও মার্ক এর যোগফল বা সর্বমোট মার্ক দেয়া আছে।

প্রথমেই আমরা Akash এর নম্বরগুলো যোগ করি, নিশ্চয়ই আপনাদের যোগ করার নিয়ম মনে আছে, না হলে বিগত পর্বগুলো আর একবার দেখে নিন। প্রথমে যে Cell এ যোগ করতে চান সেখানে ক্লিক করুন তারপর লিখুন ‘ =SUM(

তারপর নিচের ছবির মত আরো লিখুন B3:E3) অথবা মাউস দিয়ে যে সংখ্যাগুলো যোগ করতে চান তার উপর মাউস ড্রাগ করুন।

সবশেষে কিবোর্ড থেকে ENTER press করুন তাহলেই Akash এর সব বিষয় এর নম্বর যোগ হয়ে যাবে।

এরপর আপনি কি করবেন বাকী মার্কগুলোও এভাবে যোগ করবেন, যদি আপনি Fill Handle এর ব্যবহার না জানেন তাহলে এভাবেই করবেন। আর যদি আপনি Fill Handle এর ব্যবহার জানেন তাহলে আপনি একাজগুলো এক ক্লিকেই করতে পারেন। একাজ গুলো Fill Handle দিয়েই করা উচিৎ কারণ এখানে যদি ৯ জন স্টুডেন্ট না থেকে ৯০০জন থাকতো তাহলে আপনার ৯০০ বার ঐ একই সূত্র বসিয়ে যোগ করতে হতো যা অনেক সময়ের ব্যাপার, আর আমরা কম্পিউটার ব্যবহার করিইতো সময় বাচানোর জন্য। তো আসুন দেখে নিই কিভাবে Fill Handle ব্যবহার করে যোগ করবো। নিচের ছবির দিকে লক্ষ করুন। প্রথমে ২৬৯ এর উপর ক্লিক করুন, তারপর মাউস ঐ সেলের ডানকোণায় নিচে আনলে মাউসের Arrow টি (+) চিহ্নে পরিণত হবে। এবার এটাকে চেপে ধরে নিচের দিকে প্রয়োজন অনুযায়ী Drag করুন, তাহলেই হয়ে গেল।

কি হয়ে গেল, নিচের ছবিতে লক্ষ করলেই বুঝতে পারবেন সবার যোগ একবারেই হয়ে গেছে। এভাবে যদি আপনাকে ৯০০০জনেরও যোগ করতে হয় তাহলেও সেটা এক Click এই হয়ে যাবে।

কি অবাক হয়ে গেলেন, এখনো আরো বাকী আছে যেমন মনে করুন আকাশ Bangla পরীক্ষায় ৫৫ পেয়েছে কিন্তু আপনি ৫০ লিখেছেন ভুল করে। এখন কি হবে? কিছুই না শুধুমাত্র Click করে ৫৫ লিখে দিন আর কিবোর্ড থেকে Enter চাপুন। কি হলো?

যোগফলের দিকে তাকিয়ে দেখুন মার্ক চেঞ্জ হওয়ার সাথে সাথে যোগফল ও পরিবর্তন হয়ে গিয়েছে।

চিন্তা করছেন এভাবে কি শুধু যোগ করা যায়, না শুধু যোগ না এভাবে Excel বিয়োগ, গুন-ভাগ এগুলোও করা যায়। উদাহরণ হিসেবে আমি বিয়োগের উদাহরণ দিয়েছে। প্রথমে সেলে কার্সর রেখে = তারপর ৬৫ এর উপর ক্লিক বিয়োগ(-) চিহ্ন তারপর ৭০ এর উপর ক্লিক অথবা সরাসরি =A2-B2 লিখে এন্টার প্রেস করুন

দেখুন বিয়োগফল চলে আসছে। এবার আগের দেখানো পদ্ধতিতে Fill Handle ধরে নিচের দিকে Drag করুন।

কি দেখছেন – সব বিয়োগগুলো একবারেই হয়ে গিয়েছে।

গুন ও ভাগের নিয়মটা আপনাদের জন্য রেখে দিলাম। সমাধান করে আমাকে জানাবেন।

অনেকেরই মনের ভিতর হয়ত প্রশ্ন জাগতে পারে এভাবে যোগ-বিয়োগ, গুণ-ভাগ কি শুধুমাত্র Vertically করা যায়, Horizontally কি করা যায় না? – তাদের জন্য বলছি হ্যা এটা Horizontallyও করা যায় এবং একই নিয়মে। নিচের ছবি দেখুন একই ভাবে যোগ করুন।

তারপর Fill Handle ধরে ডানদিকে Drag করুন তাহলেই যোগ হয়ে যাবে।

নিচে রেজাল্ট দেখুন

এটাতো শুধুমাত্র গণিতের Basic Operation. আপনারা ইচ্ছাকরলে এভাবে জটিল জটিল অনেক Formula Fill Handle এর সাহায্যে চোখের পলকেই কপি করতে পারবেন। এই পদ্ধতির প্রধান সুবিধা হল ১০০জন হোক আর ১০০০০জন হোক আপনাকে শুধুমাত্র একবার করে দিতে হবে, আর Excel বাকিটুকু নিজেই করে নিবে।

ভাল থাকবেন। চলবে……………….