পর্ব-০১ ধারাবাহিক ভাবে Microsoft Excel এর কাজ শিখুন

পর্ব-০১ ধারাবাহিক ভাবে Microsoft Excel এর কাজ শিখুন-

আসসালামু আলাইকুম, আশা করি সবাই ভালো আছেন। আজ আমি নতুন টিউটোরিয়াল নিয়ে আপনাদের সামনে হাজির হয়েছি, যার বিষয় হচ্ছে Advanced Microsoft Excel। যাদের মাইক্রোসফট এক্সেল প্রোগ্রামটির সহিত পরিচিতি আছে অথবা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মোটামুটি জানেন অথবা মাইক্রোসফট এক্সেল এর কিছু কাজ জানতেন চর্চার অভাবে ভুলে গেছেন তাদের জন্যই আমার এই ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল।

আজকে আমি মাইক্রোসফট এক্সেল কি, এর উইন্ডো পরিচিতি ও এর কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করবো।

Microsoft Excel কি?

Excel শব্দের আভিধানিক অর্থ শ্রেষ্ঠতর হওয়া। গুণ, কৃতিত্ব, ব্যবহারের সুবিধা প্রভৃতি বিবেচনায় Microsoft Corporation কর্তৃক তৈরী ও বাজারজাতকৃত এই প্রোগ্রামটি এক সাথে অনেক সমস্যা সামাধানে অন্যান্য অনেক প্রোগ্রামের থেকে শ্রেষ্ঠতর বলেই হয়তো একে Microsoft Excel বা সংক্ষেপে Ms-Excel বলা হয়। এই প্রোগ্রামটির মাধ্যমে গাণিতিক হিসাব নিকাশ, তথ্য ব্যবস্থাপনা , পরিসংখ্যান ভিত্তিক ডাটাবেইজ তৈরি, তথ্যকে আকর্ষণীয় করে উপস্থাপনায় নিখুঁত ভাবে চার্ট বা গ্রাফ তৈরী করা  ছাড়াও আরও অনেক জটিল কাজকে সহজে সম্পন্ন করা যায়।

উইন্ডো পরিচিতি

আসুন আমরা মাইক্রোসফট এক্সেল ২০০৭ ওপেন করলে যে উইন্ডো আসে তার সাথে পরিচিত হই।

মাইক্রোসফট এক্সেলের বেসিক ফর্মূলাসমূহ

যোগ করন:

ফর্মুলাঃ  =SUM(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেলের এড্রেস)

ধরুন আপনি  35, 40, 50 তিনটি সংখ্যা যোগ করবেন যা যথাক্রমে A1, B1 ও C1 সেলে রয়েছে।  তাহলে যেই সেলে আমার যোগফলটি দরকার (ধরি D1) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SUM(A1:C1) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

যদি 35, 40, 50 সংখ্যা তিনটি যথাক্রমে B2, B3, B4  সেলে থাকে এবং  যোগফল যদি আমার F3 সেলে  দরকার তাহলে F3 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SUM(B2:B4) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আরেকটি পদ্ধতি হল যেই সংখ্যাগুলো যোগ করতে হবে তার পরের সেলে কার্সর রেখে Auto Sum এ ক্লিক করে ইন্টার চাপতে হবে। ছবিতে আমরা B1থেকে B5 পর্যন্ত যোগ করার জন্য B6 সেলে কার্সর রেখে  Auto Sum এ ক্লিক করেছি। তারপর ইন্টার চাপতে হবে।

বিয়োগ করন:

ফর্মুলাঃ   =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস - দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস

যদি আমরা D3 সেলে থাকা 870 হতে E3 সেলে থাকা 820 বিয়োগ করতে চাই, তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরিF3 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =D3-E3 লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

গুন করন:

ফর্মুলাঃ  =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস * দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস

যদি আমরা D3 সেলে থাকা 80 এবং E3 সেলে থাকা 6০ গুন করতে চাই, তাহলে তাহলে যেই সেলে (ধরি F3 সেল) আমার ফলাফল দরকার সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =D3*E3 লিখে ইন্টার চাপতে হবে। একটা জিনিশ খেয়াল রাখবেন সবসময় যে পরের সেলটি হবে তা কিন্তু নয় যে কোন সেল এই আমাদের ফলাফল প্রয়োজন হতে পারে।

ভাগ করন:

ফর্মুলাঃ  =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস / দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস

যদি আমরা A1 সেলে থাকা 840 এবং B1 সেলে থাকা 70 দ্বারা ভাগ করতে চাই, তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার সেই  সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =A1/B1 লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

গড় করন:

ফর্মুলাঃ  =AVERAGE(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস)

যদি B3, C3, D3, E3, F3 সেলে থাকা যথাক্রমে 30, 40, 55, 120, 65 সংখ্যাসমূহের গড় মান নির্ণয় করতে চাই তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরিG3 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =AVERAGE(B3:F3)  লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আবার নিচের চিত্রের মত যেইসব সেলের সংখ্যাসমূহের গড় মান নির্ণয় করতে হবে তার পাশের সেলে কার্সর রেখে Average এ ক্লিক করে ইন্টার চাপার মাধ্যমে ও গড় মান নির্ণয় করা যায়।

পারসেন্টেজ(%) নির্ণয় করন:

ফর্মুলাঃ  =(যে সংখ্যার পার্সেন্টিজ বের করবেন ঐ সংখ্যা * যত পার্সেন্ট বের করবেন% )

যদি B2 সেলে থাকা 2500 এর 40%  বের করতে চাই তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরি C2 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ=B2*40%  লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আজ এই পর্যন্তই। আশা করি খুব দ্রুতই পরবর্তী পর্ব নিয়ে হাজির হব। খোদা হাফেজ।

পর্ব-০২ Microsoft Excel

পর্ব-০২ Microsoft Excel

আশা করি সবাই ভালো আছেন এবং প্রথম পর্বটি ভালোভাবেই বুঝতে পেরেছেন। আসলে না বুঝার কিছু নেই কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করেছি। আজ অবশিষ্ট কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করবো।

সংখ্যা গণনা করন :

ফর্মুলাঃ  =COUNT(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস)

ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি আমাদের E কলামে E4 থেকে E16 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এখানে মোট কতটি সংখ্যা আছে তা যদি আমরা G9 সেলে দেখতে চাই  তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরলাম G9 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =COUNT(E3:E16)  লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

অথবা অন্যভাবে ও বের করা যায়। নিচের চিত্রের মত সেল সমূহ সিলেক্ট করে Count Number এ ক্লিক করুন।

সর্বোচ্চ সংখ্যা নির্ণয় করন:

ফর্মুলাঃ  =MAX(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস)

ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি আমাদের C রো তে  C2 থেকে M2 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এদের মধ্যে সর্বোচ্চ সংখ্যা কোনটা তা জানতে হলে   তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরলাম H4 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =MAX(C2:M2)  লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

অথবা অন্যভাবে ও বের করা যায়। নিচের চিত্রের মত সেল সমূহ সিলেক্ট করে Max এ ক্লিক করুন।

সর্বনিম্ন সংখ্যা নির্ণয় করন:

ফর্মুলাঃ  =MIN(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস)

মনে করি C রো তে  C2 থেকে M2 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এদের মধ্যে সর্বনিম্ন সংখ্যা কোনটা তা জানতে হলে   যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =MIN(C2:M2)  লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

অথবা সেল সমূহ সিলেক্ট করে Min এ ক্লিক করুন।

বড় থেকে ছোট নির্ণয় করন:

নিচের ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি C কলামে কয়েকজন স্টুডেন্ট এর নাম এবং D কলামে তাদের প্রাপ্ত নম্বর দেওয়া আছে। B কলামে তাদের বর্তমান রোল নম্বর ও দেওয়া আছে। রেজাল্ট অনুযায়ী তাদের নতুন রোলনম্বর নির্ধারণ করতে হলে আমরা প্রথমে D কলামের সেলগুলো সিলেক্ট করবো, তারপর ছবির মত Sort & Filter থেকে Sort Largest to Smallest এ ক্লিক করতে হবে।

এখন নিচের ছবির মত একটা ডায়ালগ বক্স আসবে (এটা দিয়ে বুজাচ্ছে সংখ্যাগুলো পরিবর্তন হওয়ার পাশাপাশি পাশের কলামে থাকা নামসমুহ ও সাথেসাথে পরিবর্তন হবে কিনা) । এখান থেকে Continue with the current selection সিলেক্ট করে Sort ক্লিক করতে হবে। এখন আমরা সবচেয়ে বেশি নম্বর থেকে ক্রমান্বয়ে সবচেয়ে কম নম্বর কে পেয়েছে তা দেখবো। পাশাপাশি নতুন কার কত রোল নম্বর হল তা ও জানতে পারব।

ছোট থেকে বড় নির্ণয় করন:

যেই সংখ্যাগুলোর বড় থেকে ছোট নির্ণয় করতে হবে তা সিলেক্ট করে Sort & Filter থেকে Sort Smallest to Largest এ ক্লিক করতে হবে। তারপর ডায়ালগ বক্স আসলে সেখান থেকে Continue with the current selection সিলেক্ট করে Sort ক্লিক করতে হবে।

বর্গমূল করন:

ফর্মুলাঃ  =SQRT(সেল এর এড্রেস)

ধরি B2 সেলে 144 সংখ্যাটি লিখা আছে। E2 সেলে আমদের এর বর্গমূল বের করতে হবে। তাহলে E2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SQRT(B2)লিখে ইন্টার চাপতে হবে। তাহলেই আমরা E2সেলে 12 সংখ্যাটি দেখতে পাবো।

আজ এই পর্যন্তই। সবাই ভালো থাকবেন।

পর্ব-০৩ Microsoft Excel- Fill অপশন এর জটিল কিছু ব্যবহার

পর্ব-০৩ Microsoft Excel- Fill অপশন এর জটিল কিছু ব্যবহার

আশা করি সবাই ভালো আছেন ও আমার প্রথম দুইটি পর্ব ভালোভাবে বুঝতে পেরেছেন। গত দুই পর্বে মাইক্রোসফট এক্সেল এর বেসিক ফর্মুলাসমুহ নিয়ে আলোকপাত করেছিলাম। আজ আমরা Fill অপশন নিয়ে আলোচনা করবো।

Fill অপশন

Fill অপশন এর মাধ্যমে আমরা একটা সেল এ একটি সংখ্যা বা টেক্সট লিখে তা  যতগুলো সেলে প্রয়োজন কপি করতে পারি এক নিমিষেই। এর মাধ্যমে যে কোন সিরিজ, সাতদিনের নাম, মাসের নাম, তারিখ দ্বারা এক নিমিষেই কষ্ট না করে সেলগুলো পূরণ করা যায়।

আমরা নিচের ছবির মত দুইটি সেলে যথাক্রমে 1 ও 2 লিখি। আমি একই রো তে লিখলাম। আপনি ইচ্ছা করলে একই কলামে ও লিখতে পারেন। এখন লিখা দুইটি সেল সহ একই রো বা একই কলামে আরও কয়েকটি সেল সিলেক্ট করুন। তারপর চিত্রের মত Fill অপশন এ ক্লিক করে Series সিলেক্ট করুন।

Series এ ক্লিক করলে নিচের মত ডায়ালগ বক্স আসবে। এখন OK তে ক্লিক করুন।

তাহলে আমরা নিচের ছবির মত সিরিজ টি সেলগুলো তে Fill হতে দেখব। আপনি ইচ্ছা করলে পুরো রো বা কলাম সিলেক্ট করে। stop value তে একটা মান দিতে পারেন। ধরুন আপনি চান 1 থেকে 30 পর্যন্ত। তাহলে stop value এর ঘরে 30 লিখে OK তে ক্লিক করুন।

অন্য পদ্ধতিঃ  এখন আমরা আসলে সবাই যেভাবে Fill অপশন এর কাজ করে অর্থাৎ সহজ পদ্ধতি টা দেখবো। যেকোনো কলামে বা রো তে 1 ও 2 লিখি। এখন 1 ও 2 লিখা সেল দুইটি সিলেক্ট করে ছবির মত নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় নিচের কলাম বরাবর ড্রাগ করে নিচে নামাই আমাদের যতটা দরকার।

তাহলেই নিচের ছবির মত জাদু দেখা যাবে। যদি আমরা একই রো তে লিখতাম তাহলে নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় রো বরাবর অর্থাৎ ডানদিকে ড্রাগ করা লাগতো।

এভাবে 5, 10 লিখলে এই ক্রমিক এ পরের নাম্বার গুলো আসবে। January, February লিখলে পরের মাসগুলোর নাম আসবে।

Saturday, Sunday লিখলে পরের দিনগুলোর নাম আসবে। 01/09/2014, 02/09/2014 লিখলে পরের তারিখগুলো আসবে (যদি তারিখ সিরিজ হিসাবে নিচের চিত্রের মত না আসে তাহলে আপনার পিসি এর ডেট ফরম্যাট কন্ট্রোল প্যানেল থেকে  অথবা Format Cells-Customs থেকে ঠিক করে নিতে হবে)।

আপনি ইচ্ছা করলে নিজের পছন্দমত ও অনেক Series আগে থেকে তৈরি করে রাখতে পারেন, তাহলে প্রয়োজনের সময় এভাবে Fill অপশন ব্যবহার করে একটানেই সবকিছু করতে পারবেন। আসুন দেখি কিভাবে Fill  অপশন ব্যাবহারএ ইচ্ছামতো series যুক্ত করবো। আমি বাংলা সাতদিনের নাম দেখালাম। বাংলা সাতদিনের নাম বা বারমাসের নাম এইগুলো এক্সেল এ আগে থেকে সিরিজ করা নাই। আমাদের প্রয়োজন হলে আমরা করে নিতে পারি বা এখানে অন্য যে কোন কিছু করতে পারি যা আমাদের কাজের ক্ষেত্রে বেশি বেশি লিখতে হয় এবং বড় আকারের। এভাবে একবার সিরিজ করে রাখলে আপনি ওই পিসি বা ল্যাপটপ থেকে পরে যে কোন সময় এই সুবিধা নিতে পারবেন।

প্রথমে উপরের ছবির মত বাংলা সাতদিনের নাম লিখি এবং তা সিলেক্ট করি। অফিস বাটন এ ক্লিক করে যে বক্স আসে সেখান থেকে চিত্রের মত Excel Option এ ক্লিক করুন। তারপর নিচের চিত্রের মত Edit Custom lists এ ক্লিক করি।

এখন প্রথমে Import ও পরে OK তে ক্লিক করুন। এরপর যদি আরেকটি ডায়ালগ বক্স আসে তাতে ও OK ক্লিক করুন।

এখন এই সিরিজ টি আপনার পিসি তে কপি হয়ে গেছে।  যে কোন সময় আপনি এই সিরিজ টি ব্যবহার  করতে পারবেন। উপরের নিয়মে প্রথম সেল এ শনিবার এবং দ্বিতীয় সেল এ রবিবার লিখে সেল দুইটি সিলেক্ট করে নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় ড্রাগ করতে হবে। একটা জিনিশ মনে রাখবেন সিরিজ লিখতে হলে কমপক্ষে অবশ্যই দুইটি সেল এ লিখতে হবে। একটি সেল এ লিখলে ওইটাই বার বার কপি হবে, সিরিজ আসবে না।

নিচে আমরা Fill অপশন এর আরেকটি উদাহরণ দেখবো। A,B,C কলামে আমাদের কিছু ডাটা আছে। D1 কলামে আমরা =(A1-B1)*C1 এই ফর্মুলা দিলাম এবং তার ফলাফল পেলাম।

এখন আমরা যদি চাই একই ফর্মুলা নিচের কলামগুলোর জন্য ও প্রযোজ্য হবে তাহলে D1 সেলে কার্সর রেখে ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করে নিচের দিকে  ড্রাগ করলে ওই একই ফর্মুলা D2,D3, D4 সেলগুলোর জন্য প্রযোজ্য হবে এবং ফলাফল দেখাবে।

অর্থাৎ কষ্ট করে আমাদের প্রতি সেল এ ফর্মুলা লিখতে হল না। 

আজ এই পর্যন্তই। সবাই ভালো থাকবেন। আমার জন্য দোয়া করবেন।

পর্ব-০৪ Microsoft Excel- Freeze অপশন ও Chart তৈরি

পর্ব-০৪ Microsoft Excel- Freeze অপশন ও Chart তৈরি

আশা করি সবাই ভালো আছেন। গত পর্বটি বেশ ভালোভাবে বুঝতে পেরেছেন ও চর্চা করেছেন।আজ আমরা Freeze  ও Chart অপশন  নিয়ে আলোচনা করবো।

Freeze অপশন

যখন বেশ কয়েকটা কলাম ও অনেকগুলো রোতে ডাটা থাকে তখন  Scroll করলে প্রথম রো টি দেখা না যাওয়ায় কোন ডাটাটি কিসের তা আমাদের বুঝতে অসুবিধা হয়। এই ক্ষেত্রে যদি Scroll করলে ও প্রথম রো টি দেখা যায় তাহলে বেশ ভালোভাবে বুঝা যেত।

নিচের চিত্রে কিছু ডাটা আছে লক্ষ্য করুন।

এখন আমরা Scroll করলে বা নিচের ডাটাগুলো দেখতে চাইলে এইরকম দেখাবে। প্রথম রো টি দেখা না যাওয়ায় ভালোভাবে বুঝা যাচ্ছে না।

এই অসুবিধা দূর করার জন্য নিচের চিত্রের মত View ট্যাব এ গিয়ে Freeze Panesথেকে Freeze Top Row সিলেক্ট করি।

এখন Scroll করলেও প্রথম রো টি দেখা যাবে

এভাবে আপনি চাইলে Freeze First Column সিলেক্ট করে প্রথম কলামটি কে Freeze করতে পারেন।আপনার যদি প্রথম কয়েকটি রো Freeze করার প্রয়োজন হয় তাহলে যেই কয়টা রো আপনার Freeze করা প্রয়োজন তার পরের রো এর প্রথম সেলে  কার্সর রেখে নিচের চিত্রের মত Freeze Panes সিলেক্ট করুন। যদি দ্বিতীয় সেলে কার্সর রাখেন তাহলে রোগুলোর পাশাপাশি প্রথম কলামটি ও Freeze হয়ে যাবে।

পূর্বের অবস্থায় ফিরে যাবার জন্য অর্থাৎ Unfreeze করার জন্য নিচের চিত্রের মত Unfreeze Panes এ ক্লিক করুন।

Chart তৈরি

Excel এ খুব অল্প সময়েই অনেক দৃষ্টিনন্দন চার্ট তৈরি করা সম্ভব। এর মাধ্যমে যে কোন রিপোর্ট সম্পর্কে সংক্ষেপে ধারনা পাওয়া যায় ও তুলনামুলক বিশ্লেষন করা যায়। চার্ট তৈরি করার জন্য আমাদের শুদু ডাটা দিতে হবে বাকি দায়িত্ব এক্সেল এর উপর ছেড়ে দিন। আসুন তাহলে কাজ শুরু করি। আসুন আমরা নিচের চিত্রের মত SSC ২০১৪ পরিক্ষায় কতজন কোন গ্রেড পেয়েছে তার একটা ডাটা লিখি।

এখন সেলগুলো সিলেক্ট করে Insert ট্যাব হতে Chart গ্রুপ এর Pie টাইপ এ ক্লিক করে যে কোন একটি ফরম্যাট সিলেক্ট করি। আমি এখানে 2-D এর প্রথম ফরম্যাট টাই সিলেক্ট করলাম।

সাথে সাথে নিচের ছবির মতো চার্ট তৈরি হয়ে গেল।

আপনি Chart Style ও  Chart layout পরিবর্তন করে দেখতে পারেন। ইচ্ছে করলে  Chart Type ও পরিবর্তন করতে পারেন। যেমন আমি নিচের চিত্রে Chart Layout পরিবর্তন করে দেখালাম। এর মাধ্যমে কত পারসেন্ট কোন গ্রেড পেল তা জানা গেল।

আরেকটি উদাহরণ:

আমরা গত ৫ বছরে SSC ও HSC পরীক্ষায় কতজন করে A+ পেয়েছে তার একটা ডাটা লিখি। এখন পূর্বের নেয় সেলগুলো সিলেক্ট করে Insert ট্যাব এর Chart গ্রুপ হতে Column থেকে একটা 2-D টাইপ সিলেক্ট করলাম। সাথে সাথেই আমাদের কাঙ্ক্ষিত চার্ট পেয়ে গেলাম।

আপনারা বিভিন্ন ধরনের চার্ট টাইপ, চার্ট লে-আউট, চার্ট স্টাইল পরিবর্তন করে দেখবেন। যত চর্চা করবেন তত শিখবেন তাহলেই সুন্দর সুন্দর বাহারি চার্ট তৈরি করতে পারবেন। আজ এই পর্যন্তই। সবাই ভালো থাকবেন।

পর্ব-০৫ Microsoft Excel- IF Function এর ব্যবহার

পর্ব-০৫ Microsoft Excel- IF Function এর ব্যবহার

আসসালামু আলাইকুম। আশা করি সবাই ভালো আছেন। আজ আমরা IF Function নিয়ে আলোচনা করবো। IF Function ব্যবহার করে কিভাবে বিভিন্ন Condition অনুযায়ী ফর্মুলা তৈরি করতে হয় তা শিখব।

IF Function

IF অর্থ হল যদি। IF একটি Logical ফাংশন। এর মাধ্যমে কোন একটি বা একাধিক শর্ত সাপেক্ষে আমার বর্তমান ডাটা এর অবস্থান কি হবে তা জানা যায়। এখন কঠিন মনে হলে ও আস্তে আস্তে আমাদের কাছে পরিস্কার হয়ে যাবে।

IF Function এর Structure হল

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

বাংলায় করলে এমন দাড়ায়     =যদি (শর্ত, শর্ত সত্য হলে কি হবে, শর্ত মিথ্যা হলে কি হবে)

আসুন আমরা নিচের কয়েকটি উদাহরণ এর মাধ্যমে IF Function ব্যবহার করে বিভিন্ন শর্ত অনুযায়ী ফর্মুলা বানানোর চেষ্টা করি।

উদাহরণ ১

নিচে কয়েকজন ছাত্রের একটি বিষয়ের মার্ক দেয়া আছে। শর্ত হল যারা ৩৩ এর কম পেয়েছে তাঁরা ফেল বাকিরা পাশ করেছে।

আমরা দেখতে পাচ্ছি B কলামে মার্ক দেওয়া আছে। আমরা C কলামে রেজাল্ট বের করবো। আমরা প্রথমে B2 সেল এর রেজাল্ট দেখতে চাই। শর্ত হল ৩৩ এর কম হলে ফেল অন্যথায় পাশ। এখন C2 কলামে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ লিখি =IF(B2>33, "Fail", "Pass") ।  এরপর ইন্টার দেই। এতে আমরা প্রথম ছাত্রের রেজাল্ট দেখতে পেলাম।

ফর্মুলাটি আমরা এভাবে ও লিখতে পারি =IF(B2<=33, "Pass", "Fail") । অর্থাৎ ৩৩ এর সমান বা বেশি হলে পাশ অন্যথায় ফেল। এখন Fill অপশন ব্যবহার করে একনিমিষেই বাকি ছাত্রদের রেজাল্ট দেখতে পারি।

উদাহরণ ২

শর্তঃ যাদের মাসিক আয় ২০০০০ টাকা বা এর বেশি তাদের আয়কর ৩%, অন্যথায় ২% (২০০০০ টাকা এর কম হলে ২%)।

নিচের ছবিতে কয়েকজনের মাসিক আয় দেয়া আছে। প্রথম জনের আয়কর বের করতে হলে C2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ   =IF(B2<=20000,B2*3%,B2*2%) লিখি।

এখন ইন্টার দিলে প্রথম জনের আয়কর কত হল তা দেখতে পাবো। এরপর Fill অপশন ব্যবহার করে আমরা বাকিদের আয়কর বের করতে পারবো।

উদাহরণ ৩

১ম শর্ত : মার্ক ৭৫০ বা এর বেশি হলে STAR

২য় শর্ত: মার্ক ৬০০-৭৪৯ এর মধ্যে হলে First Division

৩য় শর্ত: মার্ক ৪৫০-৫৯৯ এর মধে হলে Second Division

৪র্থ শর্ত: মার্ক ৩৩০-৪৪৯ এর মধ্যে হলে Third Division

৫ম শর্ত: মার্ক ৩৩০ এর কম হলে Fail

সংক্ষেপে: মার্ক ৭৫০ এর সমান বা বেশি হলে STAR, ৬০০ এর সমান বা বেশি হলে First Division, ৪৫০ এর সমান বা বেশি হলে Second Division, ৩৩০ এর সমান বা বেশি হলে Third Division অন্যথায় Fail

নিচের চিত্রে B কলামে কয়েকজন ছাত্রের পরীক্ষার মার্ক দেওয়া আছে। আমরা C কলামে তাদের রেজাল্ট বের করতে চাই। এখন প্রথম ছাত্রের রেজাল্ট বের করার জন্য C2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =IF(B2>=750,"STAR",IF(B2>=600,"First Division",IF(B2>=450,"Second Division",IF(B2>=330,"Third Division","Fail")))) লিখি। এখানে একটা জিনিশ লক্ষণীয় যে কয়টা First Bracket হবে ঠিক ততোগুলোই শেষে ক্লোজ করতে হবে, অন্যথায় error দেখাবে।

এখন ইন্টার চাপলে আমরা প্রথম ছাত্রের রেজাল্ট দেখতে পাবো। এরপর Fill অপশন ব্যবহার করে আমরা বাকি ছাত্রদের রেজাল্ট পাবো।

আজ এই পর্যন্তই। সবাই ভালো থাকবেন। আমার জন্য দোয়া করবেন।

পর্ব-০৬- Microsoft Excel- Salary Sheet তৈরি

পর্ব-০৬- Microsoft Excel- Salary Sheet তৈরি

আসসালামু আলাইকুম। আশা করি আপনারা সবাই ভালো আছেন। গত পর্বে আমরা IF Function নিয়ে আলোচনা করেছিলাম। আজ আমরা IF Function এর মাধ্যমে আরও কিছু জটিল শর্তপুরন করে  বিগত ৫ টি পর্বে  যা শিখেছি তা দিয়ে একটি Salary Sheet তৈরি করবো। তাহলে চলুন শুরু করি।

Salary Sheet তৈরি করার আগে আমাদের জানতে হবে শর্তগুলো কি কি ? আসুন জেনে নেই উক্ত প্রতিষ্ঠানের শর্তগুলো (IF Function ভালোভাবে আয়ত্ত করার জন্য কিছুটা শর্ত জটিল করা হয়েছে)।

শর্তসমূহ

১। House Rent:  বেসিক ১১০০০ টাকা এর সমান বা বেশি হলে House Rent হবে বেসিক এর ৫০% তবে কোনমতেই তা ৬২০০ টাকা এর কম হবে না। বেসিক ১১০০০ টাকা এর কম হলে House Rent হবে বেসিক এর ৬০% তবে কোনমতেই ৩৪০০ এর কম হবে না।

২। Medical Allowance:  সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারী মাসিক ১০০০ টাকা করে চিকিৎসা ভাতা পাবেন।

৩। Conveyance Allowance: সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারী মাসিক বেসিক এর ১০% হারে Conveyance Allowance পাবেন শুধুমাত্র যাদের বেসিক ২৫০০০ টাকা  বা তার উপরে তাঁরা ব্যাতিত। তাঁরা কোম্পানির নিজস্ব গাড়ি ব্যবহার করবে বিধায় যাতায়াত ভাতা পাবে না।

৪। Provident Fund: সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারীর নিকট হতে ভবিষ্যৎ তহবিলের জন্য বেসিক এর ১০% হারে Provident Fund কাঁটা হবে।

৫। Welfare Fund: বেসিক এর ১% হারে Welfare Fund এর জন্য টাকা কাঁটা হবে।

৬। Income Tax: যাদের বেসিক ১১০০০ টাকার নিচে তাদের জন্য আয়কর প্রযোজ্য নয়। ১১০০০ টাকা বা এর উপরের বেসিক এর জন্য আয়কর বেসিক এর ৩% তবে ২৫০০০ টাকা বা এর উপরের বেসিক হলে আয়কর ৫% হারে কর্তন হবে।

যাদের কাছে এখনই কঠিন মনে হচ্ছে তাঁরা আমার গত পর্বটি দেখে আসুন

আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০৫]

Salary Sheet তৈরি

আসুন প্রথমে নিচের মতো একটি Salary Sheet এর ডাটাবেজ তৈরি করি।

আসুন এখন শর্ত অনুযায়ী ফর্মুলা/ ডাটা ইনপুট করি (প্রথমে বুঝার সুবিধার জন্য সহজ থেকে শুরু করলাম)

Medical Allowance:  চিকিৎসা ভাতার জন্য E2 সেলে ১০০০লিখি।

Provident Fund: Provident Fund নির্ণয়ের জন্য G2 সেলে =C2*10% লিখে ইন্টার দেই।

Welfare Fund: Welfare Fund নির্ণয়ের জন্য H2 সেলে =C2*1% লিখে ইন্টার দেই।

Conveyance Allowance: যাতায়াত ভাতা নির্ণয়ের জন্য F2 সেলে =IF(C2<25000,C2*10%,0) লিখে ইন্টার দেই।

Income Tax: আয়কর নির্ণয়ের জন্য I2 সেলে =IF(C2>=25000, C2*5%, IF(C2>=11000,C2*3%,0)) লিখে ইন্টার দেই।

House Rent: House Rent নির্ণয়ের জন্য D2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =IF(C2>=11000,IF(C2*50%<=6200,6200,C2*50%),IF(C2*60%<=3400,3400,C2*60%)) লিখে ইন্টার দেই।

তাহলে আমরা নিচের চিত্রের মত দেখতে পাবো। এখানে একটা জিনিশ লক্ষণীয়  GM মহোদয় কোম্পানির গাড়ি ব্যবহার করেন বিদায় শর্ত মোতাবেক তার কোন Conveyance Allowance নাই।

Total: এখন প্রথম জনের মোট বেতন বের করার জন্য J2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =(C2+D2+E2+F2)-(G2+H2+I2) লিখে ইন্টার দেই। কেননা Besicএর সাথে House Rent, Medical Allowance,  Conveyance Allowance যোগ হচ্ছে আর  Provident Fund, Welfare Fund, Income Tax বাদ যাচ্ছে। এখন আমরা নিচের চিত্রের মত প্রথম জনের Total Salary পেয়ে গেছি।

বাকিদের Total Salary বের করার জন্য আমরা Fill Option সাহায্য নেই। এখন বাকি গুলা বের করতে মাউস দিয়ে D2 সেলে ক্লিক করে মাউস পয়েন্টার D2 সেলের ডানের নিচের কর্নারে নিলে দেখবেনে একটি প্লাস চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন মাউস পয়েন্টারকে ড্রাগকরে (চেপে নিচের দিকে টান দিন)  নিচের দিকে টেনে ছেড়ে দিন । এভাবে পর্যায়ক্রমে E2,F2,G2,H2,I2,J2 সেলে ও করুন। এখন আমদের কাঙ্খিত Salary Sheet টি তৈরি হয়ে গেছে নিচের ছবির মত

আজকে এ পর্যন্তই । সবাই ভাল থাকবেন।

পর্ব-০৭- Microsoft Excel- Data Validation

পর্ব-০৭- Microsoft Excel- Data Validation

আসসালামু আলাইকুম। কেমন আছেন সবাই। আমি আজ একটু ফুরফুরে মেজাজেই আছি, ছুটির দিন তো তাই। আজ আমরা শিখবো Data Validation, যা  কিনা Data ট্যাব এর Data Tools গ্রুপে রয়েছে। Validation শব্দের বাংলা অর্থ হল নিয়ন্ত্রণ করা বা বৈধতা প্রদান করা। তাহলে আমরা দেখি Data Validation এর মাধ্যমে কিভাবে ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করা যায়।

উদাহরণ ১

প্রথমে নিচের চিত্রের মতো কিছু ডাটা টাইপ করি। যেসব সেলের ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করতে হবে সেগুলো সিলেক্ট করি। তারপর Data ট্যাব থেকে Data Validation এ ক্লিক করি।

তাহলে নিচের চিত্রের মত একটা ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে Allow এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Whole Number সিলেক্ট করি। সর্বনিম্ন ০ ও  সরবোচ্চ মান ১০০- সিলেক্ট করি। এরপর Ok তে ক্লিক করি।

এখন আপনি চাইলে ও এই সেল সমুহে ০-১০০ এর বাহিরের ডাটা লিখতে পারবেন না। লিখলেই নিচের মত ডায়ালগ বক্স আসবে।

আপনি ইচ্ছে করলে Input message ও Error message ও দিতে পারেন। এতে আপনি যেই সেল/সেলসমুহে Data Validation করেছেন সেইগুলো সিলেক্ট করা অবস্থায় Data validation ডায়ালগ বক্স থেকে Input Message মেনুটি সিলেক্ট করুন।

তারপর বক্স এ Input Message হিসাবে লিখলাম Please Write here between 0 to 100. এরপর Error Alert মেনুটি সিলেক্ট করি Error message  হিসাবে যা মন চায় লিখুন। আমি লিখলাম "ওই মিয়া পাগল হইছো ?কাজে মনোযোগ দাও"  ।  এবার Ok ক্লিক করুন। ওই সেল/সেলসমুহে কার্সর নিলে একটি ইনপুট মেসেজ দেখাবে এবং ডাটা লিখতে ভুল করলে আপনার নিজের দেওয়া ইরর ম্যাসেজটি দেখাবে।

আপনি যদি সব সেলের/কয়েকটি সেলের Data Validation বাদ দিতে চান তাহলে ওই সেল/সেলসমুহ সিলেক্ট করে Data Validation ডায়ালগ বক্স থেকে প্রথমে Clear All তারপর OK তে ক্লিক করুন।

উদাহরণ ২

অনেক সময় আমরা দেখি ৩০ বছর বয়সের বেশি লোক চাকুরিতে আবেদন করতে পারেনা। এক্ষেত্রে চাকুরিদাতা প্রতিষ্ঠান তাদের অনলাইন আবেদন ফর্মে Date of Birth এর ডাটা কে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। এক্ষেত্রে নিচের ছবির মত যেই সেলে আবেদনকারী তার জন্মতারিখ লিখবে তা সিলেক্ট করে Data Validation ডায়ালগ বক্সে Allow এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Date এবং Data এর ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে greater then or equal to সিলেক্ট করি। যেই তারিখের পূর্বে জন্ম নেয়া কোন লোক এপ্লাই করতে পারবে না সেই তারিখ  লিখি। এরপর OK ক্লিক করি। আমাদের কাজ শেষ।

উপরের চিত্রে ০১/০১/১৯৮৪ তারিখ দিলাম। এখন যেসব আবেদনকারীর জন্ম উক্ত তারিখের পূর্বে তাঁরা উক্ত চাকুরিতে আবেদন করতে পারবেন না। কেননা ওই ডাটা লিখলেই ইরর মেসেজ দেখাবে। আজ এই পর্যন্তই, আগামি পর্বে কিভাবে Data Validation এর মাধ্যমে Drop Down List তৈরি করতে হয় তা নিয়ে আলোচনা করবো। সবাই আমার জন্য দোয়া করবেন।