Microsoft Excel এর ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল পর্ব – ০৬ (IF ব্যবহার করেই নিজেই Formula তৈরি করুন ইচ্ছামত)

গত পর্ব পর্যন্ত আমরা excel এর যে কাজগুলো দেখেছি, সে কাজ গুলোর অধিকাংশই প্রাথমিক লেভেলের কাজ। আজ আমরা প্রথমে একটা সহজ কাজ Data Sorting দেখবো তারপর IF ফাংশন এর কাজ দেখবো।

Sorting কি মনে আছে তো – হ্যা আমরা সবাই একাজ অনেকবার করেছি। আমরা সবাই বিভিন্ন ধরনের সংখ্যাকে বড় থেকে ছোট বা ছোট থেকে বড় এভাবে অনেক সাজিয়েছি। এক্সেলে একাজটিকে Data Sorting বলে। নাম্বার সাজাতে চাইলে আমরা উর্ধ্বক্রম বা অধঃক্রম এভাবে সাজাতে পারি, আর টেক্সট সাজাতে চাইলে A, B, C…………Z এভাবে বা Z, Y, X ………….A এভাবে সাজাতে পারি। প্রথমেই নিচের মত একটি Excel sheet প্রস্তুত করি।

আমাদের লক্ষ্য হল এই নাম্বারগুলো আমরা বড় থেকে ছোট এভাবে সাজাবো। কারণ আমরা জানতে চাচ্ছি কে First হয়েছে, কে Second হয়েছে বা কে ৩য় হয়েছে ইত্যাদি। প্রথমেই আমরা Column B সিলেক্ট করি।

তারপর নিচের ছবিতে দেখানো স্থানে যাই অর্থাৎ Data menu তে ক্লিক করি।

লক্ষ্য করলে দেখবেন এখানে AtoZ ও ZtoA এভাবে দুটা অপশন আছে Sorting এর জন্য। আমরা ZtoA সিলেক্ট করবো। কারন আমরা বড় থেকে ছোট চাচ্ছি। লক্ষ করুন নিচের ছবি।

ZtoA এটায় ক্লিক করুন। নিচের মত আসবে। Expand the selection select থাকা অবস্থায় Sort এ click করুন।

তাহলেই দেখবেন নিচের ছবির মত বেশি নাম্বার থেকে কম নাম্বার এভাবে সাজানো হয়ে গিয়েছে এক ক্লিকেই। এভাবেই আপনারা হাজার হাজার নাম্বার ও চোখের পলকে সাজিয়ে নিতে পারেন।

IF Function

IF একটি Logical ফাংশন। এটা দ্বারা সাধারণত কোন কিছু সত্য কিনা তা যাচাই করা হয়। আমরা অনেকেই আছি যারা Excel এর এই ফাংশনটিকে অনেকেই ভয় পান বা এর দ্বারা কোন করাতে হলে তা হয়ত মুখস্থ করে করেন। আসলে এটি খুবই সহজ একটি ফাংশন এবং এটাকে ভয় পাওয়ার কোন কারণ নেই। আশা করি এই পোস্ট এর পর থেকে আপনাদের এই IF ফাংশন ভীতি কেটে যাবে এবং আপনারাও নিজে নিজে Excel এ Formula তৈরি করতে পারবেন।

এটা সম্পর্কে জানার আগে আরো কিছু কথা জানতে হবে এবং এগুলো আমরা অনেক নিচের ক্লাসে শিখে আসছি। তারপরেও একবার দেখে নিন:

> এটাকে বলা হয় Greater than Sign. Example: 40 > 25, এখানে বলা হয়েছে 40 greater than 25.

< এটাকে বলা হয় Less than Sign. Example: 25<40, এখানে বলা হয়েছে 25 less than 40

দেখুন একই কথা শুধুমাত্র ঘুরিয়ে বলা হয়েছে।

>= এই Sign কে বলা হয় greater than or equal to. Example: X >= 25, এটার অর্থ হল X এর মান অবশ্যই 25 এর সমান অথবা বেশি হবে। কিন্তু X এর মান কখনোই ২৫ এর নিচে হবে না অর্থাৎ ২৪ হবেনা বা ২৪.৯৯ ও হবে না।

<= এটাকে Less than or equal to বলা হয়। যেমন উপরের উদাহরণে Sign টা পরিবর্তন করলে দাড়ায়, X <= 25 – যার অর্থ হল X মান অবশ্যই ২৫ অথবা তার থেকে ছোট যে কোন সংখ্যা হতে পারে কিন্তু এই X মান কখনোই ২৫.০০০০১ ও হবে না।

আশা করি বুঝতে কোন সমস্যা হয় নি। নিচের কয়েকটা সমস্যা সমাধান করেন তাহলে দেখবেন আর কোন সমস্যা হবে না। প্রথমটা আমি করে দিয়েছি। পরের গুলো আপনি নিজে করুন।

সত্য / মিথ্যা নির্ণয় করুন:

১২<১৩———- সত্য ( এখানে বলা হয়েছে, ১২ less than ১৩, অর্থাৎ ১২, ১৩ থেকে ছোট যা সত্য তাই উত্তরও সত্য )

১২৫<১২১———-?

৩৫৪>৫৪৭——–?

১৪২<৫৪৭———?

৩৬<৪৫————?

৪৫>৪৪————?

৪৪<৪৫————?

৭৮<৮০————?

৭৮>৮০————?

৮০>৭৮————?

৭৮>৮০————?

উপরের সমস্যা গুলোর সমাধান করেছেন তো আশা করি, কোন সমস্যা হয়নি। তবে হ্যা অনেকেই বলে যে, তাদের মনে থাকে না কোনটা Greater than, আর কোনটা Less than সাইন তাই তাদের দেখা যায় সমস্যা হয়। তো আপনারও যদি এরকম সমস্যা হয় তাহলে এটা মনে রাখার সবচেয়ে সহজ উপায় হল

যে খোঁচা খায়, সেই ছোট সংখ্যা

-এটার মানে কি এখনো বুঝতে সমস্যা হচ্ছে? ধরি ১২ > ১৩ এটা সত্য না মিথ্যা কিভাবে বলবেন, দেখুন এখানে তীর চিহ্নটি ১৩ এর দিকে মুখ করে আছে, তার মানে ১৩ খোচা খাচ্ছে। যে খোচা খায় সে ছোট, এখানে ১৩ খোঁচা খেয়েছে, তার অর্থ ১৩ ছোট, এখন আপনিই বলুন ১৩ কি ১২ এর চেয়ে ছোট? তার অর্থ দাড়াল এটা মিথ্যা।

আবার যদি বলা হয় ১২ < ১৩ তাহলে কি করবেন, এখানে দেখুন ১২ খোঁচা খেয়েছে, অর্থাৎ এখানে বলা হয়েছে ১২ ছোট, হ্যা ১২ তো ১৩ থেকে ছোট, তাই এটা সত্য হবে। এভাবেই খুব সহজে আপনার Greater than ও Less than চিহ্ন এর মধ্যেকার Confusion দূর করতে পারবেন।

আজকের মত এখানেই শেষ করছি, আশা করছি আপনারা IF Function ব্যবহার করে কিভাবে সূত্র তৈরি করতে হয়, তা শেখাতে পারবো। ধন্যবাদ সবাইকে।